Qué es Mendeley: todo sobre el gestor bibliográfico académico líder

Si eres estudiante universitario, investigador o simplemente te interesa la gestión académica de referencias, probablemente hayas escuchado hablar de Mendeley pero no tengas del todo claro en qué consiste o cómo puede ayudarte en tu día a día. En las próximas líneas encontrarás una explicación completa, práctica y detallada sobre qué es Mendeley, cómo funciona, cuáles son todas sus utilidades y por qué se ha convertido en la herramienta de referencia en el ámbito académico y científico. Olvídate de definiciones vagas: aquí descubrirás tanto lo básico como lo más avanzado sobre esta aplicación imprescindible para manejar bibliografía y documentos de investigación.

Con una comunidad de millones de usuarios en todo el mundo, Mendeley ha cambiado la manera en la que los investigadores, estudiantes y docentes organizan, comparten y aprovechan su conocimiento. Su evolución, sus distintas versiones, su integración con plataformas científicas y su papel como red social académica lo convierten en mucho más que un simple gestor bibliográfico. Si buscas conocer a fondo qué es realmente Mendeley y cómo puede transformar por completo tu forma de trabajar con documentos, citas y colaboraciones científicas, sigue leyendo porque aquí tienes la guía más completa que vas a encontrar.

¿Qué es Mendeley?

Mendeley es un gestor de referencias bibliográficas y documentos científicos que permite organizar, leer, anotar, citar y compartir trabajos de investigación de forma sencilla, rápida y colaborativa. Nació en 2007, fundado en Londres por tres jóvenes investigadores alemanes, con el objetivo de responder a la necesidad de tener una herramienta centralizada para gestionar el material científico utilizado en el trabajo académico. Desde 2013, Mendeley forma parte del grupo editorial Elsevier, lo que ha facilitado su integración con bases de datos científicas de gran relevancia como ScienceDirect y Scopus.

La aplicación dispone de versiones web y de escritorio, de modo que puedes acceder a tu biblioteca personal tanto desde tu ordenador personal (en sistemas Windows, Mac y Linux) como desde cualquier navegador. Además, Mendeley es gratuito en su modo básico, aunque también existen suscripciones institucionales que amplían notablemente el almacenamiento y las opciones colaborativas, tanto para usuarios individuales como para universidades y centros de investigación.

Principales funcionalidades de Mendeley

Lo que realmente diferencia a Mendeley del resto de gestores bibliográficos es el conjunto de funcionalidades que ofrece, pensadas para facilitar la vida de quienes deben trabajar con grandes volúmenes de información. Veamos con detalle qué puedes esperar al utilizarlo:

• Importación automática de referencias: Puedes capturar publicaciones y referencias desde bases de datos científicas, páginas web (por ejemplo PubMed, Google Scholar, Arxiv, etc.) o archivos PDF. El sistema reconoce automáticamente los metadatos, ahorrándote tiempo y reduciendo errores manuales.
• Organización y gestión de la biblioteca personal: Mendeley te permite crear tu base de datos de bibliografía científica, agrupar, clasificar, etiquetar y ordenar tus referencias de manera personalizada. Así, puedes encontrar rápidamente cualquier documento o cita entre cientos o miles de archivos.
• Visor de documentos PDF: No solo te ofrece la posibilidad de almacenar los documentos completos, sino que además incluye un visor avanzado para leerlos, resaltar fragmentos, hacer anotaciones, subrayarlos y añadir comentarios.
• Sincronización automática: Una de las ventajas fundamentales: puedes comenzar a trabajar en un dispositivo y continuar sin perder ningún avance en otro, gracias a la sincronización de tus datos y documentos en la nube.

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Red social académica: Además de su faceta de gestor bibliográfico, Mendeley actúa como una red social para profesionales del conocimiento, facilitando la creación de comunidades de investigadores, el seguimiento de colegas con intereses comunes y el descubrimiento de nuevas tendencias o estadísticas de investigación.

Evolución y contexto de Mendeley

Desde su versión beta publicada en 2008, la trayectoria de Mendeley ha estado marcada por la innovación continua y una rápida adopción en el entorno académico. Su equipo multidisciplinar, formado por graduados universitarios, desarrolladores de software y expertos en código abierto de instituciones de prestigio, ha conseguido que Mendeley pase de ser un proyecto joven a convertirse en la referencia absoluta para gestionar información bibliográfica y documental.

En 2009 destacó en el sector tecnológico al recibir los premios «European Start-up of the Year» y el reconocimiento de TechCrunch Europas como Mejor Innovación Social con Beneficio para la Sociedad. Por si fuera poco, el periódico The Guardian situó a Mendeley entre las diez empresas tecnológicas más importantes del Reino Unido ese mismo año.

Con la compra de , la herramienta no estuvo exenta de polémica entre los defensores del acceso abierto, dado que Elsevier posee importantes revistas científicas de pago y mantiene una política restrictiva en algunos aspectos de la publicación académica. No obstante, esa adquisición permitió dotar a la plataforma de recursos y una integración mucho más potente con las principales fuentes científicas internacionales.

Características detalladas de Mendeley

A la hora de mostrar cómo funciona Mendeley, conviene repasar cada una de sus características clave:

• Sincronización entre dispositivos: Gracias a la nube, tus datos y documentos se guardan de forma segura y están siempre actualizados, tanto si accedes desde la web como desde la versión de escritorio. Tus anotaciones y marcadores también se mantienen sincronizados.
• Extracción automática de metadatos: Sólo tienes que arrastrar un archivo PDF a la aplicación para que Mendeley detecte automáticamente los datos asociados (título, autores, revista, año, etc.), facilitando la gestión de la información sin esfuerzo manual.
• Visor de PDF avanzado: Subraya, resalta, añade notas, selecciona fragmentos o revisa todo el texto de los artículos desde el propio visor incluido. Así puedes organizar tu estudio, preparar presentaciones o compartir resúmenes.
• Edición y organización de archivos PDF: Puedes renombrar archivos, filtrar por etiquetas, agrupar referencias por temas, utilizar carpetas inteligentes y utilizar el buscador avanzado para localizar cualquier recurso.

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Red académica: Sigue a otros investigadores, intercambia mensajes, comparte actualizaciones y descubre nuevos artículos relevantes en tu área de estudio.

Mendeley como red social y espacio colaborativo

Uno de los elementos diferenciales de Mendeley es su vertiente como red social académica. No sólo gestionas tu propia información, sino que puedes:

• Sumarte a grupos temáticos: Accede a comunidades ya creadas sobre áreas o disciplinas concretas, comparte ideas, resuelve dudas o participa en proyectos conjuntos.
• Colaborar en tiempo real: Los documentos pueden ser compartidos entre miembros de un grupo, quienes pueden leer, anotar, comentar y debatir sobre los contenidos directamente en la plataforma.
• Expandir tu red profesional: Descubre colegas que trabajan en tu mismo campo, sigue su actividad, estudia sus publicaciones e intercambia impresiones.

Esta faceta social multiplica el valor de la herramienta, sobre todo si trabajas en equipos multidisciplinares o quieres mantenerte al tanto de las últimas tendencias científicas y publicaciones de tu sector. Mendeley te ayuda también a mantenerte informado sobre noticias relevantes y estadísticas de interés general para la comunidad académica.

Mendeley Reference Manager: la nueva generación

Actualmente, el desarrollo de Mendeley Reference Manager marca el futuro de la plataforma, a la vez que se van retirando componentes clásicos (como Mendeley Desktop, que ya no está disponible para descarga desde septiembre de 2022). Reference Manager incorpora todas las funcionalidades imprescindibles y está en continuo desarrollo para ir añadiendo opciones avanzadas según demanda de los usuarios. Para utilizarlo, basta con crear una cuenta gratuita o institucional, aunque los usuarios universitarios conviene que utilicen su correo institucional para beneficiarse de todas las ventajas posibles.

Reference Manager cuenta con integración completa con Mendeley Cite, que permite insertar citas y referencias en Microsoft Office 365, Word 2016 o posteriores y también en la app de Word para iPad. Para versiones anteriores todavía puede utilizarse el antiguo complemento de Mendeley Desktop. La opción institucional sigue siendo clave para multiplicar las capacidades de almacenamiento y colaboración.

Diferencias entre cuenta gratuita e institucional

Con Mendeley puedes contar con dos tipos de cuentas básicas:

• Cuenta gratuita: Incluye espacio de almacenamiento limitado, un número máximo de grupos privados (normalmente 5) y un máximo reducido de miembros por grupo (habitualmente 25).
• Cuenta institucional o suscripción: Ofrecida por universidades y centros de investigación, amplía el almacenamiento personal (50 o 100 GB), el espacio compartido (20 a 100 GB) y permite crear grupos privados ilimitados con hasta 100 miembros en cada grupo. Además, facilita el acceso a estadísticas institucionales agregadas.

Los propios servicios de biblioteca de la universidad suelen gestionar estas cuentas, de modo que, si eres estudiante, docente o personal investigador, infórmate en tu centro para no perderte las ventajas añadidas.

Ventajas y limitaciones de Mendeley

Mendeley es sin duda una de las opciones más completas que existen actualmente para la organización, manejo y difusión del conocimiento científico. Entre sus puntos fuertes destacan:

• Automatiza tareas que antes debían realizarse a mano, como la generación de citas, referencia y el orden de la biblioteca personal.
• Reduce el riesgo de plagio al garantizar que todas las referencias y citas estén correctamente introducidas y generadas en los formatos exigidos por las publicaciones académicas.
• Facilita la lectura crítica mediante su sistema de anotaciones y resúmenes de documentos, imprescindible para preparar clases, oposiciones, artículos o tesis.
• Refuerza la colaboración y la divulgación científica gracias al sistema de grupos y la red social académica.
• Garantiza siempre el acceso a los documentos desde cualquier lugar con conexión a Internet.

Como única limitación relevante puede mencionarse que no dispone de todos los estilos bibliográficos existentes de serie, aunque permite incorporar muchos más mediante la comunidad Zotero. También es importante recordar que Mendeley no se responsabiliza de pequeños errores de compatibilidad de estilos ajenos.

Desde septiembre de 2022, la versión antigua de Mendeley Desktop ha dejado de estar disponible oficialmente para descarga; si ya la tenías instalada, podrás seguir usándola, pero para nuevas instalaciones deberás optar por Reference Manager, que será próximamente la versión estándar y con más soporte técnico y de seguridad.