முறையான மின்னஞ்சல் எழுதுவது எப்படி: விரிவான வழிகாட்டி, எடுத்துக்காட்டுகள் மற்றும் முக்கிய குறிப்புகள்

தொழில்முறை மற்றும் கல்விச் சூழல்களிலும், ஏன் முக்கியமான தனிப்பட்ட விஷயங்களுக்கும்கூட, இன்று ஒரு முறையான மின்னஞ்சலை எழுதும் திறன் இன்றியமையாததாக உள்ளது. உடனடிச் செய்தியனுப்புதல் மற்றும் காணொளி அழைப்புகள் போன்ற பிற வழிகளுடன் மின்னஞ்சல் போட்டியிட்டாலும், பெரும்பாலான உத்தியோகப்பூர்வ மற்றும் முறையான தொடர்புகளுக்கு இதுவே விரும்பப்படும் முறையாகத் தொடர்கிறது. மேலும் பல சமயங்களில், ஒரு நல்ல அபிப்ராயத்தை ஏற்படுத்துவதற்கும், தகவல்களைப் பெறுவதற்கும், பணி செயல்முறைகளை முன்னெடுத்துச் செல்வதற்கும், அல்லது நிறுவனங்கள், அமைப்புகள் அல்லது சக ஊழியர்களிடம் ஒரு வலுவான பிம்பத்தைப் பேணுவதற்கும் இது முக்கியமானதாக இருக்கக்கூடும்.

முறையான மின்னஞ்சல் அனுப்பும் கலையில் தேர்ச்சி பெறுவது, தொழில்முறைத் தன்மையையும் மரியாதையையும் வெளிப்படுத்துவது மட்டுமல்லாமல், உங்கள் செய்தி சென்றடைவதையும், அது படிக்கப்படுவதையும், மிக முக்கியமாக, பெறுநரிடமிருந்து விரும்பிய செயலைத் தூண்டுவதையும் உறுதிசெய்ய உதவுகிறது. இந்தக் கட்டுரை, ஒவ்வொரு சூழலுக்கும் ஏற்ற நடைமுறைப் பரிந்துரைகள் மற்றும் எடுத்துக்காட்டுகளுடன் ஒரு விரிவான, படிப்படியான வழிகாட்டியை வழங்குகிறது . இது, முன்னணி நிபுணர்களின் தற்போதைய அறிவையும், ஸ்பானிய மொழி பேசும் இணையத்தில் கிடைக்கும் ஆதாரங்களையும் உள்ளடக்கியுள்ளதுடன், உங்கள் செய்திகளைத் தனிப்பயனாக்குவதற்கும் பொதுவான தவறுகளைத் தவிர்ப்பதற்குமான குறிப்புகளையும் கொண்டுள்ளது.

முறைசார் மின்னஞ்சல் என்றால் என்ன, அது ஏன் இன்றும் முக்கியத்துவம் வாய்ந்ததாக இருக்கிறது?

முறையான மின்னஞ்சல் என்பது தொழில்முறை, வணிகம், கல்வி அல்லது நிறுவனத் தொடர்புகளுக்குப் பயன்படுத்தப்படும் ஒன்றாகும், இதில் மரியாதையான, தெளிவான மற்றும் நேர்த்தியான தொனி அவசியமாகும் . இது வெறும் பாணி சம்பந்தப்பட்ட விஷயம் மட்டுமல்ல: பொருத்தமான வடிவமைப்புடன் நன்கு கட்டமைக்கப்பட்ட மின்னஞ்சலை அனுப்புவது, செய்தியை விரைவாகப் புரிந்துகொள்ள எளிதாக்குகிறது, உங்களைப் பற்றிய அல்லது உங்கள் நிறுவனத்தைப் பற்றிய கண்ணோட்டத்தை மேம்படுத்துகிறது, மேலும் தவறான புரிதல்கள் அல்லது தவறவிடப்பட்ட வாய்ப்புகளின் சாத்தியத்தைக் குறைக்கிறது.

முறையான மின்னஞ்சல் பயன்பாடு இன்றும் வலுவாக உள்ளது என்பதைக் கவனத்தில் கொள்ள வேண்டியது அவசியம் : ஸ்டேடிஸ்டாவின்படி, 2023-ஆம் ஆண்டில் தினமும் 330.000 பில்லியனுக்கும் அதிகமான மின்னஞ்சல்கள் அனுப்பப்பட்டன, மேலும் இந்த எண்ணிக்கை தொடர்ந்து அதிகரிக்கும் என்று எதிர்பார்க்கப்படுகிறது. இன்பாக்ஸில் ஏற்படும் இந்த அதிகப்படியான மின்னஞ்சல் சுமையானது, தெளிவு மற்றும் தொழில்முறைத் தோற்றம் மூலம் தனித்து நிற்பதை இன்னும் முக்கியமானதாக ஆக்குகிறது.

ஒரு முறையான மின்னஞ்சலின் அத்தியாவசிய பண்புகள்

• மரியாதையான மற்றும் கண்ணியமான தொனிவாழ்த்துகள், விடைபெறுதல்கள் மற்றும் பயன்படுத்தப்படும் மொழி ஆகியவற்றில் தேவையற்ற நெருக்கம், கொச்சைச் சொற்கள் அல்லது பேச்சுவழக்குச் சொற்றொடர்கள் தவிர்க்கப்பட வேண்டும். மரியாதை எப்போதும் வரவேற்கத்தக்கது (ஆனால் அது மிகவும் கடுமையற்றதாகவும் இருக்கக்கூடாது).
• நன்கு ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட கட்டமைப்புஒரு முறையான மின்னஞ்சல் என்பது தன்னிச்சையாக உருவாக்கப்படுவதில்லை: அதில் பொதுவாக ஒரு தெளிவான தலைப்பு, பொருத்தமான வாழ்த்து, ஒரு சுருக்கமான அறிமுகம், காரணத்தின் ஒழுங்கான வளர்ச்சி மற்றும் ஒரு தொழில்முறை முடிவுரை ஆகியவை இருக்கும்.
• தெளிவு மற்றும் சுருக்கம். இலட்சியமானது நேராக விஷயத்திற்கு வருவோம். மேலும், தலைப்புக்குத் தொடர்பில்லாத கருத்துக்களைத் தவிர்க்கவும். ஒவ்வொரு பத்தியும் ஒரே ஒரு கருத்தை மட்டுமே கொண்டிருக்க வேண்டும், மேலும் விரைவாகப் படிப்பதற்கு வசதியாக நீண்ட பத்திகளைத் தவிர்க்க வேண்டும்.
• இலக்கணம் மற்றும் எழுத்துப்பிழை மதிப்பாய்வுஇந்தக் கட்டத்தில் செய்யப்படும் ஒரு தவறு, உங்கள் செய்தி இதுவரை பெற்றிருந்த மதிப்பைக் குறைத்து, அதன் செயல்திறனையும் இழக்கச் செய்யலாம், அல்லது அது ஒரு ஸ்பேம் செய்தி போலக் கூடத் தோன்றக் காரணமாகலாம்.
• முடிந்தவரை தனிப்பயனாக்கம்பெறுநர் தெரிந்தவராக இருக்கும்போது, ​​அவருடைய பெயரை (மற்றும் பொருந்தினால் பதவியையும்) குறிப்பிடுவது நெருக்கத்தையும் தொழில்முறைப் பண்பையும் வெளிப்படுத்துகிறது.

ஒரு முறையான மின்னஞ்சலின் பரிந்துரைக்கப்பட்ட கட்டமைப்பு

கலந்தாலோசிக்கப்பட்ட பெரும்பாலான நிபுணர்களும் ஆதாரங்களும், சூழலைப் பொறுத்து சிறிய மாறுபாடுகளுடன், ஒரு பொதுவான கட்டமைப்பை ஒப்புக்கொள்கின்றன . உங்கள் மின்னஞ்சல் குறைபாடற்றதாக இருக்க வேண்டுமென்றால், இந்த முக்கிய கூறுகளை (இந்த வரிசையில்) சேர்ப்பதை உறுதிசெய்யுங்கள்:

1. வணிக
   பொருள் வரி என்பது உங்கள் வணிக அட்டை போன்றது: உங்கள் மின்னஞ்சல் திறக்கப்படுகிறதா அல்லது மறக்கப்படுகிறதா என்பதை அதுவே தீர்மானிக்கிறது. ஒரு நல்ல பொருள் வரி, குறிப்பிட்டதாகவும், தெளிவாகவும், சுருக்கமாகவும் இருக்க வேண்டும், மேலும் விஷயத்தைச் சுற்றி வளைத்துப் பேசுவதைத் தவிர்க்க வேண்டும்.
   • மோசமான: தகவல்
   • சரி: நிகழ்வு 15/10 இல் கலந்துகொள்வதை உறுதி செய்வதற்கான கோரிக்கை
   • நன்று: XYZ மற்றும் இடையேயான ஒத்துழைப்புக்கான முன்மொழிவு
   • நன்று: மின்னஞ்சல் பிரச்சார வரவு செலவு கண்காணிப்பு

   பரிந்துரைகள்: ஈமோஜிகள், முழுவதும் பெரிய எழுத்துகளில் உள்ள உரை மற்றும் தெளிவற்ற சொற்றொடர்களைத் தவிர்க்கவும். மிகவும் பொதுவான தலைப்புகள் ஸ்பேம் போலத் தோன்றலாம் அல்லது அதுபோன்ற மற்ற மின்னஞ்சல்களுக்கு மத்தியில் தொலைந்து போகலாம்.

2. வாழ்த்து
   செய்தியின் தொடக்கம் மரியாதை காட்டு மற்றும் நம்பிக்கையின் அளவிற்கு ஏற்ப மாற்றியமைத்துக் கொள்ளுங்கள்.
   • முதல் தொடர்பு/அதிகாரப்பூர்வ நபர்களுக்கு: அன்புள்ள ஐயா/அம்மையீர்:
   • உங்களுக்குப் பெயர் தெரியும், ஆனால் நடுநிலைமையையே விரும்புகிறீர்கள்: அன்புள்ளவரே:
   • அடையாளம் தெரியாத அல்லது பொதுவான பெறுநர்: சம்பந்தப்பட்டவர்களுக்கு:

   ஏற்கனவே ஒரு உறவு நிறுவப்பட்டிருந்தாலன்றி, 'வணக்கம்', 'எப்படி இருக்கிறீர்கள்', அல்லது 'காலை வணக்கம்' போன்ற வாழ்த்துக்களைத் தவிர்க்கவும். சர்வதேச அல்லது கல்விசார் சூழல்களில், செய்தி ஆங்கிலத்தில் இருக்கும்பட்சத்தில், "அன்புள்ள திரு./திருமதி..." போன்ற சொற்றொடர்களைப் பயன்படுத்துவது பொருத்தமானதாக இருக்கலாம்.

3. அறிமுகம்
   வாழ்த்து தெரிவித்த உடனேயே, இதுவே முதல் சந்திப்பு என்றால் உங்களை அறிமுகப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள். நோக்கத்தை நேரடியாகக் குறிப்பிடவும் உங்கள் அஞ்சல்.
   • நான் உங்களுக்கு இது சம்பந்தமாக எழுதுகிறேன்…
   • என் பெயர் மற்றும் என்னை இந்தத் தொடர்பிலிருந்து தொடர்பு கொள்ளலாம்…
   • நான் உங்களிடம் ஒரு கோரிக்கை விடுக்கவே தொடர்பு கொள்கிறேன்…
   • கடந்த வாரம் நமது உரையாடலைத் தொடர்ந்து, நான்…

   சில சமயங்களில், இந்த அறிமுகத்தில் (அவர்களின் நேரத்திற்கும், வாய்ப்பிற்கும் நன்றி தெரிவிப்பது போன்ற) ஒரு சிறிய மரியாதையான சொற்றொடரும் இடம்பெறலாம்.

4. செய்தி உடல்
   இங்கே நீங்கள் முதன்மைத் தலைப்பை உருவாக்குகிறீர்கள். தகவல்களைச் சிறு பத்திகளாக ஒழுங்கமைக்கவும்பல கருத்துக்களை முன்வைக்கும்போது பட்டியல்களைப் பயன்படுத்துங்கள், மேலும் பெறுநரைச் சோர்வடையச் செய்வதைத் தவிர்க்கவும். நீங்கள் இணைப்புகளை அனுப்பினால், அவை இருப்பதைத் தெளிவாகக் குறிப்பிடவும். எப்போதும் இலக்கணம் மற்றும் எழுத்துப்பிழைகளைச் சரிபார்க்கவும். முக்கிய வார்த்தைகளுக்கு அழுத்தம் கொடுக்க, அவற்றைப் பயன்படுத்தவும். தைரியமான o சாய்வு இது, உரையைச் சுமையாக்காமல் அத்தியாவசியத் தகவல்களை முன்னிலைப்படுத்த உதவுகிறது.
   • தொடர்புடைய தகவலை அல்லது ஒரு குறிப்பிட்ட கோரிக்கையை முன்வைக்கவும்.
   • சாத்தியமான முன்மொழிவுகள், தெரிவுகள் அல்லது தரவுகளைத் தெளிவாகப் பகுப்பாய்வு செய்யுங்கள்.
   • பொருத்தமானால், சுருக்கமான நன்றியுரைகளையும் கூடுதல் பயனுள்ள தகவல்களையும் சேர்க்கவும்.
5. செயல்பாட்டிற்கான அழைப்பு மற்றும் முடிவுரை
   முடிப்பதற்குச் சற்று முன்பு, தெளிவுபடுத்துங்கள் பெறுநரிடமிருந்து நீங்கள் என்ன எதிர்பார்க்கிறீர்கள்? (பதில், உறுதிப்படுத்தல், உறுதியான நடவடிக்கை, சந்திப்பு…). பயனுள்ள சொற்றொடர்களில் பின்வருவன அடங்கும்:
   • அடுத்தகட்ட நடவடிக்கைகளை மேற்கொள்ள உங்கள் பதிலுக்காகக் காத்திருக்கிறேன்…
   • வெள்ளிக்கிழமைக்கு முன் உறுதிப்படுத்தினால் நன்றாக இருக்கும்…
   • ஏதேனும் கேள்விகள் அல்லது கூடுதல் தகவல்கள் தேவைப்பட்டால் தயங்காமல் கேளுங்கள்…
   • உங்களுக்குக் கூடுதல் ஆவணங்கள் தேவைப்பட்டால், தயங்காமல் எங்களுக்குத் தெரிவிக்கவும்.

   அடுத்த கட்டத்திற்கான தெளிவான கோரிக்கை, பதிலளிப்பு விகிதத்தை அதிகரிப்பதோடு, முறையான மின்னஞ்சலுக்கு நம்பகத்தன்மையையும் அளிக்கிறது.

6. முறையான பிரியாவிடை
   இறுதிவரை ஒரு தொழில்முறை தொனியைப் பராமரிக்கவும். பொதுவாக ஏற்றுக்கொள்ளக்கூடிய தெரிவுகள் பின்வருமாறு:
   • உண்மையுள்ள,
   • உள்ளன்போடு,
   • வாழ்த்துக்கள்,
   • அன்பான வாழ்த்துக்களைப் பெறுங்கள்,
   • நான் உங்கள் சேவைக்காகக் காத்திருக்கிறேன்.
   • முன்கூட்டியே நன்றி,

   இறுதிப் பகுதியில் உங்கள் தொழில்முறை கையொப்பம் இடம்பெற வேண்டும் (முழுப் பெயர், பதவி, நிறுவனம் மற்றும் தொடர்பு விவரங்கள்: தொலைபேசி, மின்னஞ்சல், இணையதளம் மற்றும், பொருந்தினால், லிங்க்ட்இன்).

முறைசார்ந்த மின்னஞ்சல்களில் பொதுவாக செய்யப்படும் தவறுகள் யாவை?

உங்கள் மின்னஞ்சல்களை நீங்கள் எவ்வளவு சிறப்பாக வடிவமைத்தாலும், ஒரு தவறு செய்வது உங்கள் எல்லா முயற்சிகளையும் பாழாக்கிவிடும். நிபுணர்கள் மற்றும் சமீபத்திய ஆய்வுகளின்படி, தவிர்க்க வேண்டிய மிகவும் பொதுவான தவறுகள் பின்வருமாறு:

• வாழ்த்து/விடைபெறும் தொனியை உரிய முறைமை நிலைக்கு மாற்றியமைக்காமல் இருப்பது.
• செய்திப் பகுதியின் அதிகப்படியான நீளம்: வாசிப்பிற்கு இடையூறு விளைவிக்கும் நீண்ட பத்திகள்.
• உங்கள் பிம்பத்தையும் நம்பகத்தன்மையையும் பாதிக்கும் எழுத்துப்பிழைகள், இலக்கணப் பிழைகள் அல்லது வாக்கிய அமைப்புப் பிழைகள்.
• செய்தியில் நீங்கள் குறிப்பிடும் ஆவணங்களை இணைக்க மறந்துவிட்டேன்.
• நோக்கத்தையோ அல்லது செய்ய வேண்டிய செயலையோ தெளிவாகக் குறிப்பிடவில்லை.
• மிகவும் பொதுவான அல்லது பொருத்தமற்ற ஒரு தலைப்பைத் தேர்ந்தெடுப்பது.
• முறைசாரா சுருக்கங்கள், கொச்சை வார்த்தைகள், வழக்கமான சொற்றொடர்கள் அல்லது வாட்ஸ்அப் வளங்களைப் (ஈமோஜிகள், 'que' என்பதற்குப் பதிலாக 'q' போன்ற சுருக்கங்கள்) பயன்படுத்துங்கள்.
• பெறுநர்களின் தனியுரிமையை மதிக்கும் வகையில், மறைநகல் (BCC) எடுக்க வேண்டிய இடத்தில், புலப்படும் நகல்களை (CC) அனுப்பவும்.
• முக்கியமான விசாரணைகள்/கோரிக்கைகளுக்குத் தாமதமாகப் பதிலளிப்பது அல்லது அவற்றைப் பின்தொடராமல் விடுவது.
• பெறுநரின் தகவல்கள் உங்களிடம் இருக்கும்போது, ​​செய்தியைத் தனிப்பயனாக்க வேண்டாம்.

உங்கள் முறைசார்ந்த மின்னஞ்சல்களின் தோற்றத்தை மேம்படுத்துவதற்கான வழிகள்

• எப்போதும் சிறு பத்திகளாகப் பிரிக்கவும்ஒவ்வொரு பத்தியும் ஒரே ஒரு கருத்தை மட்டுமே கொண்டிருக்க வேண்டும். அடர்த்தியான பத்திகள் அச்சமூட்டுவதாகவும் ஊக்கத்தைக் குறைப்பதாகவும் இருக்கும்.
• நீங்கள் புல்லட் பாயிண்டுகளையோ அல்லது எண்ணிடப்பட்ட பட்டியல்களையோ பயன்படுத்தலாம். வாதங்கள், கோரிக்கைகள் அல்லது முக்கிய அம்சங்களை ஒழுங்கமைக்க.
• முக்கியமான சொற்கள் அல்லது சொற்றொடர்களை முன்னிலைப்படுத்த தடித்த எழுத்துக்களைப் பயன்படுத்தவும்.ஆனால், முழு உரையையும் நிரப்பிவிடாதீர்கள் (அளவுக்கு அதிகமாகச் செய்யாதீர்கள், ஒவ்வொரு பத்திக்கும் 1-2 முக்கியக் குறிப்புகளை மட்டும் தேர்ந்தெடுங்கள்).
• முழுவதும் பெரிய எழுத்துக்களில் எழுதாதீர்கள் அனைத்து உள்ளடக்கங்களும் அல்லது அவற்றின் பகுதிகளும் (சுருக்கப் பெயர்கள் அல்லது சிறப்புப் பெயர்களைத் தவிர).
• தெளிவாகப் படிக்கக்கூடிய எழுத்துருவையும் (ஏரியல், காலிப்ரி, வெர்டானா…) மற்றும் நிலையான அளவையும் (11-12) பயன்படுத்தவும்.
• நிறுத்தற்குறிகளில் கவனம் செலுத்துங்கள்: தவறான இடத்தில் வரும் ஒரு காற்புள்ளி அல்லது முக்கால்புள்ளி, பொருளின் தெளிவையும் அதன் தன்மையையும் மாற்றிவிடக்கூடும்.
• நீங்கள் தானியங்கி கையொப்பத்தை அமைத்திருந்தால், அது தொழில்முறை சார்ந்தது என்பதையும், எந்த அடிப்படைத் தகவலும் விடுபடவில்லை என்பதையும் சரிபார்க்கவும்.

சூழ்நிலைக்கேற்ப முறையான மின்னஞ்சல்களின் நடைமுறை எடுத்துக்காட்டுகள்

நிஜ உலக உதாரணங்களைப் பார்ப்பது சூத்திரங்களை உள்வாங்கிக்கொள்ள பெரிதும் உதவுகிறது. கீழே முழுமையான உதாரணங்கள் கொடுக்கப்பட்டுள்ளன , அடைப்புக்குறிக்குள் உள்ள பகுதிகளை மாற்றுவதன் மூலம் நீங்கள் இவற்றைத் தகவமைத்துக் கொள்ளலாம்:

தகவல் கோரும் முறையான மின்னஞ்சல்

பொருள்: ஆலோசனை சேவைகள் குறித்த தகவல் கோரிக்கை

அன்புள்ள [பெயர்]:

நீங்கள் வழங்கும் ஆலோசனை சேவைகள் குறித்த விரிவான தகவல்களைக் கேட்டு நான் எழுதுகிறேன். குறிப்பாக, உங்கள் மின்னஞ்சல் சந்தைப்படுத்தல் தீர்வுகள் மற்றும் கிடைக்கக்கூடிய பல்வேறு விலைத் திட்டங்களைப் பற்றி அறிந்துகொள்ள நான் ஆர்வமாக உள்ளேன்.

உங்கள் பதிலுக்காகக் காத்திருக்கிறேன்.

உண்மையுள்ள,

சந்திப்பு உறுதிப்படுத்தல் மின்னஞ்சல்

பொருள்: சந்திப்பு உறுதிப்படுத்தல்

அன்புள்ள [பெயர்]:

[தேதி] அன்று [நேரம்] மணிக்கு நடைபெறவிருக்கும் கூட்டத்தில் கலந்துகொள்ள உங்கள் வருகைக்கு நன்றி. நான் என் வருகையை உறுதி செய்கிறேன்; கூட்டம் [இடம்] இல் நடைபெறும். ஏதேனும் மாற்றங்கள் இருந்தாலோ அல்லது நான் முன்கூட்டியே தயார் செய்ய வேண்டிய ஆவணங்கள் இருந்தாலோ தயவுசெய்து எனக்குத் தெரிவிக்கவும்.

உள்ளன்போடு,

அறிமுகம் அல்லது வணிக முன்மொழிவுக்கான மின்னஞ்சல்

பொருள்: மற்றும் ஆகியோருக்கு இடையேயான வணிக ஒத்துழைப்புக்கான முன்மொழிவு

அன்புள்ள [பெயர்]:

[நிறுவனத்தின் பெயர்] நிறுவனத்திற்கு மிகுந்த மதிப்பு வாய்ந்ததாக இருக்கக்கூடிய ஒரு ஒத்துழைப்பு முன்மொழிவை உங்களுக்கு வழங்குவதற்காகத் தொடர்புகொள்வதில் மகிழ்ச்சி அடைகிறோம். இணைக்கப்பட்டுள்ள ஆவணத்தில், நீங்கள் மதிப்பாய்வு செய்வதற்கான குறிப்பிட்ட விவரங்கள் உள்ளன.

உங்கள் கருத்தை எதிர்பார்க்கிறேன், மேலும் உங்கள் கேள்விகளுக்குப் பதிலளிக்கவோ அல்லது ஒரு சந்திப்பை ஏற்பாடு செய்யவோ தயாராக இருக்கிறேன்.

உண்மையுள்ள,

வேலை விண்ணப்பம்

பொருள்: பதவிக்கான விண்ணப்பம்

இது யாருக்கு சம்பந்தப்பட்டது:

விளம்பரப்படுத்தப்பட்ட காலிப்பணியிடம் தொடர்பாக, எனது சுயவிவரக் குறிப்பையும் (CV) விண்ணப்பக் கடிதத்தையும் இந்த மின்னஞ்சலுடன் இணைத்துள்ளேன் . எனது திறன்களும் அனுபவமும் உங்கள் குழுவிற்கு ஒரு மதிப்புமிக்க சொத்தாக அமையும் என்று நான் உறுதியாக நம்புகிறேன்.

உங்கள் பரிசீலனைக்கு முன்கூட்டியே நன்றி. மேலும் தெளிவுபடுத்தலுக்கோ அல்லது நேர்காணலுக்கோ நான் தயாராக இருக்கிறேன்.

உள்ளன்போடு,

ஒரு புகாருக்கு முறையான பதில்

பொருள்: உங்கள் புகாருக்கான பதில்

அன்புள்ள [பெயர்]:

எங்கள் சேவையால் உங்களுக்கு ஏற்பட்ட சிரமங்களுக்கு நாங்கள் மனப்பூர்வமாக வருந்துகிறோம். சிக்கலைத் தீர்க்கவும், எதிர்காலத்தில் இதுபோன்ற பிரச்சனைகள் வராமல் தடுக்கவும் நாங்கள் தேவையான நடவடிக்கைகளை எடுத்துள்ளோம் என்பதை உங்களுக்குத் தெரிவித்துக் கொள்கிறோம்.

உங்கள் புரிதலுக்கு நன்றி. மேலும் ஏதேனும் கேள்விகள் இருந்தால், பதிலளிக்கத் தயாராக இருக்கிறோம்.

உண்மையுள்ள,

ஆவணங்களைக் கோருங்கள்

பொருள்: செயலாக்கத்திற்கான ஆவணங்கள் கோரிக்கை

அன்புள்ள [பெயர்]:

செயல்முறையை நிறைவு செய்வதற்குத் தேவையான ஆவணங்களைக் கோரி எழுதுகிறேன். உங்களுக்கு என்னிடமிருந்து வேறு ஏதேனும் கூடுதல் படிவங்களோ அல்லது தகவல்களோ தேவைப்பட்டால், தயவுசெய்து எனக்குத் தெரிவிக்கவும்.

உங்கள் பதிலுக்காகக் காத்திருக்கிறேன்.

உண்மையுள்ள,

ஒரு நிகழ்விற்கான முறையான அழைப்பிதழ்

பொருள்: நிகழ்ச்சி அழைப்பிதழ்

அன்புள்ள [பெயர்]:

[தேதி] அன்று நடைபெறவுள்ள எங்கள் நிகழ்விற்கு உங்களை அழைப்பதில் நாங்கள் மகிழ்ச்சியடைகிறோம். நீங்கள் எங்களுடன் கலந்துகொண்டு, திட்டமிடப்பட்ட உரைகளைக் கேட்டு மகிழ்வீர்கள் என நம்புகிறோம்.

[தேதி]-க்கு முன்னர் உங்கள் வருகையை உறுதிப்படுத்தவும்.

உள்ளன்போடு,

குறைபாடற்ற முறையான மின்னஞ்சலை எழுதுவதற்கான வழிகாட்டுதல்கள்

• சமர்ப்பிக்கும் முன், உள்ளடக்கத்தைப் பலமுறை சரிபார்த்து, எழுத்துப்பிழை சரிபார்ப்பானைப் பயன்படுத்தவும்.அதை உரக்கப் படிப்பது, குழப்பமான சொற்றொடர்கள் அல்லது உடன்பாட்டுப் பிழைகளைக் கண்டறிய உதவுகிறது.
• குறிப்பிடப்பட்டுள்ள கோப்புகளை இணைத்துள்ளீர்களா என்பதைச் சரிபார்க்கவும்.ஒரு காரியம் முடிந்த பிறகு, "மன்னிக்கவும், இணைப்பை அனுப்ப மறந்துவிட்டேன்" என்று அனுப்புவதை விட மோசமானது வேறு எதுவும் இல்லை.
• CC மற்றும் BCC புலங்களை எப்போதும் விவேகத்துடன் பயன்படுத்தவும்.பல பெறுநர்களிடமிருந்து தரவைப் பாதுகாக்க, மறைமுக நகல் (BCC) பரிந்துரைக்கப்படுகிறது.
• அடுத்து எடுக்கப்பட வேண்டிய நடவடிக்கையை எப்போதும் குறிப்பிட மறக்காதீர்கள்.பெறுநர் உங்கள் நேர அட்டவணையையோ அல்லது செயல்முறைகளையோ புரிந்துகொள்வார் என்று ஒருபோதும் கருத வேண்டாம்.
• தகவலின் துல்லியத்தன்மைக்குச் சிறப்பு கவனம் செலுத்துங்கள்.நீங்கள் அனுப்பும் அனைத்தும் பெறப்படலாம், காப்பகப்படுத்தப்படலாம் மற்றும் பகிரப்படலாம். உண்மையாகவும் முழுமையாகவும் இருங்கள்.
• தனியுரிமை மற்றும் இரகசியத்தன்மையைப் பேணவும்நீங்கள் தனிப்பட்ட அல்லது முக்கியமான தரவுகளைக் கையாளும்போது, ​​அனுமதியின்றி அவற்றைப் பகிர்வதைத் தவிர்க்கவும், மேலும் எப்போதும் பாதுகாப்பான வழிகளைப் பயன்படுத்தவும்.

உங்கள் முறைசார் மின்னஞ்சல்களை மேம்படுத்துவதற்கான கூடுதல் குறிப்புகள்

• முடிந்தவரை தனிப்பயனாக்குங்கள். அவர்களின் உண்மையான பெயரைப் பயன்படுத்துவது, சரியான பதவி அல்லது துறை போன்ற விவரங்களில் கவனம் செலுத்துவதோடு மட்டுமல்லாமல், நெருக்கம் மற்றும் தொழில்முறை உணர்வையும் வெளிப்படுத்துகிறது.
• உங்கள் புதுப்பிக்கப்பட்ட தொழில்முறை மற்றும் நிறுவனத் தகவல்களுடன் கையொப்பத்தைச் சேர்க்கவும்.உங்கள் வலைத்தளம், லிங்க்ட்இன் அல்லது தொழில்முறை சுயவிவரத்திற்கான இணைப்பை நீங்கள் சேர்க்கலாம், ஆனால் அதில் ஊக்கமூட்டும் சொற்றொடர்கள் அல்லது எமோடிகான்களை அதிகமாகப் பயன்படுத்துவதைத் தவிர்க்கவும்.
• வாசகரைப் பற்றி சிந்தியுங்கள்உங்களுக்குப் பதிலளிக்க அவர் என்ன தெரிந்து கொள்ள வேண்டும்? அவருக்கு என்னென்ன ஆட்சேபனைகள் இருக்கலாம்? ஆரம்பத்தில் நீங்கள் அவருக்கு என்னென்ன ஆவணங்களை வழங்க முடியும்?
• வேலை நேரங்களை மதிக்கவும் அனுப்புவதற்கு (அவசர சூழ்நிலைகளைத் தவிர). வார இறுதி நாட்கள் அல்லது விடுமுறை நாட்களில் முறைசார்ந்த மின்னஞ்சல்களை அனுப்புவதைத் தவிர்க்கவும்.
• நீங்கள் வார்ப்புருக்களைப் பயன்படுத்தினால், அவற்றை ஒவ்வொரு சூழலுக்கும் ஏற்றவாறு மாற்றியமைத்துக் கொள்ளுங்கள். அவை தனிப்பட்ட தன்மையற்றதாகத் தோன்றுவதைத் தவிர்க்க.
• பின்தொடரவும் நியாயமான காலக்கெடுவிற்குள் பதில் எதுவும் வரவில்லை என்றால், ஒரு சுருக்கமான, அதே சமயம் முறைப்படியான நினைவூட்டல் அனுப்புவது, வற்புறுத்தும் தொனியைத் தவிர்த்து, உண்மையான அக்கறையை வெளிப்படுத்த உதவும்.

முறைசார் மின்னஞ்சல் மற்றும் பிற வகை மின்னஞ்சல்கள் ஒப்பீடு

எல்லா மின்னஞ்சல்களுக்கும் இந்த அளவிலான முறைமை தேவைப்படுவதில்லை (உங்கள் நிறுவனத்திற்குள் அனுப்பப்படும் உள்ளக மின்னஞ்சல்கள், நன்கு அறிமுகமான சக ஊழியர்களுக்கு இடையேயானவை போன்றவை), ஆனால் எப்போது தரத்தை உயர்த்த வேண்டும் என்பதை அறிவது உங்களைத் தனித்துக்காட்டும் . சர்வதேசச் சூழல்களில், கலாச்சார எழுத்து மரபுகளையும், சென்றடையும் நாட்டின் கால அட்டவணைகள்/பழக்கவழக்கங்களையும் மதிப்பதும் அவசியமாகும்.

சந்தேகம் இருக்கும்போது முறைப்படியான அணுகுமுறையே எப்போதும் விரும்பத்தக்கது. ஒரு மோசமான முதல் செய்தியால் தொழில்முறையற்ற தோற்றத்தை உருவாக்குவதை விட, அடுத்தடுத்த மின்னஞ்சல்களில் தொனியை மென்மையாக்குவது எளிது.

DiscoverEU: 18 வயதில் ஐரோப்பாவில் இலவசமாகப் பயணம் செய்வதற்கான ஒரு முழுமையான வழிகாட்டி

பாதுகாப்பு குறிப்புகள் மற்றும் தொழில்முறை நன்னடத்தை

• விவாதிக்கப்படும் தலைப்பு குறித்த தெளிவான குறிப்பை எப்போதும் சேர்க்கவும். (நீண்ட உரையாடல்களுக்குத் தலைப்பு வரியிலும் உள்ளடக்கத்திலும்) இதைச் செய்வதன் மூலம், தவறுகள் தவிர்க்கப்பட்டு, கோப்புகளை வகைப்படுத்துவதும் பின்னர் தேடுவதும் எளிதாகும்.
• தொடர் செய்திகளையோ அல்லது தேவையற்ற செய்திகளையோ பகிர வேண்டாம்.நீங்கள் அனுப்பும் தகவல்களைத் தேர்ந்தெடுத்து அனுப்புங்கள், மேலும் CC பெட்டியை உண்மையிலேயே தேவைப்படுபவர்களுக்கு மட்டுமே எப்போதும் பயன்படுத்துங்கள்.
• முரண்நகை, இருபொருள் தரும் சொற்கள் அல்லது நகைச்சுவையைத் தவிர்க்கவும். இந்த வகை மின்னஞ்சலில் தொனி இல்லாததால், தவறாகப் புரிந்துகொள்வது எளிதாகிறது.
• உயர் அதிகார சூழல்களில், உங்கள் கையொப்பத்தின் கீழே இரகசியக் காப்பு அறிக்கையையோ அல்லது சட்டப்பூர்வ விதியையோ சேர்க்கலாம். (தேவை என நீங்கள் கருதினால், உங்கள் நிறுவனத்திடம் சரிபார்க்கவும்).

முறைசார் மின்னஞ்சல் பற்றிய அடிக்கடி கேட்கப்படும் கேள்விகள் (FAQs)

ஸ்பானிஷ் மொழியில் ஒரு முறையான மின்னஞ்சலை எப்படித் தொடங்குவது?

மரியாதையான மற்றும் முறையான வாழ்த்து ஒன்றைப் பயன்படுத்துவதே சிறந்த வழி. பொதுவாக, உங்கள் பெயர் அல்லது குடும்பப் பெயரை (தெரிந்தால்) குறிப்பிட்டு, அதைத் தொடர்ந்து ஒரு முக்கால் புள்ளியை (:) இடவும்: "அன்புள்ள திரு. பெரெஸ்:", "சம்பந்தப்பட்டவர்களுக்கு:..." பின்னர், செய்திக்கான காரணத்தை விளக்கும் ஒரு சுருக்கமான அறிமுக வாக்கியத்தைச் சேர்க்கவும்.

ஒரு முறைசார்ந்த மின்னஞ்சலில் 'Hello' என்பதை எப்போது பயன்படுத்துவது சிறந்தது?

ஏற்கனவே நம்பிக்கை உறவோ அல்லது முன் கடிதப் பரிமாற்றமோ இல்லாத பட்சத்தில், சற்று முறைசார்ந்த வாழ்த்துகளைப் பயன்படுத்துவதே விரும்பத்தக்கது. மிகவும் தளர்வான பணிச்சூழல் கொண்ட நிறுவனங்களிலோ அல்லது உள்ளகத் தொடர்புகளிலோ 'ஹலோ' என்பதைப் பயன்படுத்தலாம், ஆனால் வெளித் தொடர்புகளுக்கு முறைசார்ந்த அணுகுமுறையைக் கடைப்பிடிப்பதே சிறந்தது.

ஒரு முறையான மின்னஞ்சலில் என்ன கையொப்பம் இடம்பெற வேண்டும்?

உங்கள் முக்கியத் தகவல்களை எப்போதும் சேர்க்கவும்: முழு பெயர், பதவியை, நிறுவனத்தின் பெயர் (பொருந்தினால்), தொழில்முறை தொலைபேசி (விருப்பப்பட்டால்), இணைப்பு தொழில்முறை சுயவிவரம்/எம்ப்ரெஸ்ஸாமற்றும் மின்னணு அஞ்சல். உதாரணமாக:
மரியா லோபஸ்
வாடிக்கையாளர் சேவை மேலாளர்
உதாரணம் SA
maria.lopez@example.com
www.example.com

முறைசார்ந்த மின்னஞ்சலில் விடைபெறுவது எப்படி?

• உண்மையுள்ள,
• உள்ளன்போடு,
• ஒரு அன்பான வாழ்த்து,
• வாழ்த்துக்கள்,
• நான் உங்கள் சேவைக்காகக் காத்திருக்கிறேன்.

சூழலுக்கு ஏற்ப (நிறுவனம் சார்ந்த, பணி சார்ந்த, வணிகம் சார்ந்த, கல்வி சார்ந்த...) சூத்திரத்தைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.

முறையான மின்னஞ்சல்களை மரியாதையாகவும், சுருக்கமாகவும், அடுத்தகட்ட நடவடிக்கைகளைத் தெளிவாகவும் குறிப்பிட்டு முடிப்பது, நல்ல பதிலளிப்பு விகிதங்களை உறுதி செய்வதோடு, ஒரு சீரான தொழில்முறைப் பிம்பத்தைப் பராமரிக்கவும் உதவுகிறது. நேர்த்தியான வடிவமைப்பு, தெளிவான உரை மற்றும் தனிப்பயனாக்கம் ஆகியவற்றில் கவனம் செலுத்துவது, உங்கள் செய்திகளை நூற்றுக்கணக்கான தினசரித் தகவல்தொடர்புகளிலிருந்து தனித்து நிற்கச் செய்வதோடு, ஒரு முக்கியமான வேலை, வணிகம் அல்லது நிறுவன வாய்ப்பு கேள்விக்குறியாக இருக்கும்போது பெரும் மாற்றத்தை ஏற்படுத்தும்.

வலைக்கான வகுப்பு: அது என்ன, அதன் நோக்கம் என்ன, மற்றும் இணையவழிக் கல்வி மற்றும் பயிற்சியில் அதனை எவ்வாறு பயன்படுத்துவது