Zoom: Qué es, funciones, ventajas, planes y cómo aprovecharlo al máximo

Zoom se ha vuelto una herramienta imprescindible en el ámbito de la comunicación digital, especialmente desde la explosión del teletrabajo, la educación online y los eventos en remoto a raíz de la pandemia. Sin embargo, pese a su enorme popularidad, muchas personas aún tienen dudas sobre qué es exactamente Zoom, para qué sirve, qué funciones ofrece, cuáles son sus ventajas, cómo se utiliza y cuáles son algunos de los retos que ha enfrentado en materia de privacidad y seguridad. Por eso, merece la pena profundizar, con lenguaje cercano y explicaciones claras, en todos los aspectos de esta plataforma.

En este artículo vas a encontrar una explicación detallada, natural y actualizada sobre Zoom, desde su origen hasta las funcionalidades más avanzadas, repasando sus distintos planes, aplicaciones prácticas, opciones de seguridad, evolución del servicio y también algunos inconvenientes o críticas que ha generado. Si buscas entender al detalle qué es Zoom y cómo sacarle el máximo partido, este texto está pensado para resolver todas tus dudas, comparando y ampliando la información más fiable y contrastada.

¿Qué es Zoom?

Cuando hablamos de Zoom nos referimos a una plataforma de comunicación y colaboración digital que permite la realización de videollamadas, reuniones virtuales, clases a distancia, eventos online y seminarios web en directo, entre muchas otras opciones. Zoom está desarrollado por la empresa Zoom Video Communications y actualmente es una de las soluciones más conocidas y utilizadas a nivel global.

La esencia principal de Zoom es facilitar la conexión cara a cara entre múltiples personas sin importar el lugar donde se encuentren, gracias a la transmisión de audio y vídeo de alta calidad en tiempo real. Esto lo ha convertido en una alternativa ideal tanto para empresas y trabajadores en remoto como para docentes, estudiantes, grupos de amigos o familiares, e incluso para la organización de grandes eventos y conferencias internacionales.

Historia y evolución de Zoom

Zoom nació en 2011 de la mano de Eric Yuan, un antiguo directivo de Cisco Webex que decidió emprender su propio camino tras identificar carencias en las plataformas de videoconferencia existentes. Junto a un equipo de más de 40 ingenieros, Eric Yuan lanzaba en septiembre de 2012 la primera versión preliminar del software, permitiendo en ese momento reuniones de hasta 15 personas. Para enero de 2013, tras rondas de financiación por parte de grandes inversores tecnológicos, se presentó la versión 1.0, ampliándose el límite inicial a 25 participantes por encuentro virtual.

En sus primeros meses de funcionamiento, Zoom logró captar la atención de cientos de miles de usuarios. Para mayo de 2013, ya habían alcanzado el millón, todo un hito para un servicio de este tipo, hasta entonces más orientado a grandes corporaciones. La explosión definitiva para la plataforma llegó durante la pandemia del COVID-19, donde la necesidad de distanciamiento físico hizo que millones de personas necesitaban trabajar, estudiar y mantener el contacto de formas alternativas. Zoom se convirtió entonces en el software de referencia, tanto en empresas, universidades, centros educativos de todo tipo y hasta como espacio de encuentros sociales y familiares online.

El crecimiento exponencial de usuarios se reflejó también en los resultados económicos de la compañía, que salió a bolsa en 2019 con una asombrosa valorización de 16.000 millones de dólares. Solo en 2020 Zoom sumó más de 250 millones de usuarios, alcanzando cifras tan importantes como 300 millones de participantes en reuniones diarias en los picos de la pandemia.

Principales características y funciones de Zoom

Zoom destaca por su versatilidad y sencillez, adaptándose a distintos perfiles, necesidades y dispositivos. Incluso con el plan gratuito, Zoom proporciona multitud de recursos para sacar el máximo partido a las reuniones virtuales, pero la plataforma va mucho más allá de una simple videollamada. Estas son algunas de las funciones estrella de Zoom:

• Reuniones y videollamadas grupales en alta definición: Permite tanto encuentros individuales como sesiones grupales con decenas o cientos de participantes, según el plan contratado, con audio y vídeo de calidad profesional.
• Compartir pantalla: Es posible mostrar a los asistentes cualquier ventana de tu ordenador, una presentación, documento o el escritorio al completo para hacer demostraciones y explicar visualmente cualquier tema.
• Salas para grupos pequeños (Breakout Rooms): Dentro de una reunión principal, el anfitrión puede dividir a los participantes en salas independientes para trabajar por equipos, ideal para educación, seminarios y dinámicas colaborativas.
• Chat integrado: Además del audio y vídeo, Zoom permite mantener conversaciones mediante mensajes escritos en tiempo real, tanto grupales como privados.
• Grabación de reuniones: El anfitrión puede dejar constancia en vídeo de toda la sesión, almacenándola localmente o en la nube (según plan), muy útil para repasar clases, reuniones importantes o dejar constancia de seminarios.
• Transcripción automática y subtítulos: Permite obtener la transcripción de lo hablado durante la reunión y generar subtítulos automáticos, herramientas que ayudan a la accesibilidad y a recordar detalles.
• Programación e integraciones con calendarios: Es fácil agendar futuras reuniones desde la propia aplicación o conectar Zoom con Google Calendar, Outlook y otros servicios para una gestión eficiente.
• Fondos virtuales, filtros y efectos: Para mejorar la privacidad visual o dar un toque profesional/distendido, puedes sustituir o difuminar el fondo real de tu cámara.
• Seguridad avanzada: Incluye cifrado de extremo a extremo, salas de espera, contraseñas para reuniones, autenticación de usuarios y opción de bloqueo de sala para mayor control.
• Grabación y almacenamiento en la nube local: Según el plan (de pago), se pueden almacenar grandes cantidades de grabaciones y compartirlas fácilmente mediante enlace.
• Herramientas especiales para eventos y webinars: Soporte para eventos masivos, seminarios web, posibilidad de emitir en directo en YouTube, Facebook Live u otras plataformas.
• Acceso multiplataforma: Zoom está disponible para Windows, macOS, Linux, dispositivos móviles iOS y Android, y también a través de navegador web.

Usos habituales de Zoom

La flexibilidad de Zoom hace que sea útil en multitud de contextos. Aquí tienes los usos más comunes hoy en día:

• Teletrabajo y reuniones profesionales: Empresas y equipos de todos los tamaños emplean Zoom para coordinarse, hacer seguimiento de proyectos y facilitar el trabajo en remoto.
• Educación a distancia: Centros de formación, universidades y escuelas lo utilizan para impartir clases, tutorías, talleres y actividades colaborativas.
• Seminarios web y formación: Zoom ofrece funciones avanzadas para webinars y cursos masivos.
• Entrevistas y procesos de selección: Muchas compañías recurren a Zoom para conocer candidatos y realizar entrevistas sin desplazamientos.
• Eventos sociales y familiares: Desde cumpleaños hasta quedadas con amigos o reuniones familiares internacionales. Todos pueden verse y hablar en directo sin importar la distancia.
• Telemedicina: Profesionales de la salud han encontrado en Zoom una gran herramienta segura para consultas, seguimiento de pacientes y atención remota.
• Eventos culturales y espectáculos online: Obras de teatro, conciertos, charlas o exposiciones virtuales pueden organizarse y difundirse desde Zoom.

Planes y precios de Zoom: ¿cuánto cuesta?

Zoom ofrece varios niveles de servicio adaptados a diferentes necesidades y presupuestos, desde la opción más básica completamente gratuita hasta soluciones empresariales con funciones avanzadas. Aquí tienes una visión general de los principales planes:

• Zoom Gratuito (Free Basic): Permite reuniones individuales ilimitadas y reuniones grupales de hasta 100 personas (recién ampliado a 40 minutos de duración por grupo). Es ideal para particulares, pequeños equipos y uso puntual.
• Zoom Pro: Por unos 14,99 dólares al mes y por anfitrión, añade funciones como la grabación de reuniones en la nube, informes avanzados, la creación de ID de reuniones personalizadas y el aumento de la duración a 24 horas.
• Zoom Business: Aproximadamente 19,99 dólares al mes, pensado para pequeños negocios y equipos. Incluye URL de reunión personalizables, transcripción de grabaciones en la nube y soporte técnico mejorado.
• Zoom Enterprise: También desde 19,99 dólares mensuales, pensado para grandes organizaciones con más de 1000 empleados, ofreciendo grabaciones ilimitadas y descuentos especiales en seminarios web y hardware específico.
• Zoom Rooms: Un plan orientado ya a grandes salas de reunión híbridas y dispositivos para teleconferencias presenciales/remotas, con precios desde 49 dólares al mes tras un periodo de prueba. También existen servicios adicionales como los webinars o los módulos de llamadas telefónicas, cada uno con su propia tarifa.

La elección del plan depende del tamaño de los equipos, la frecuencia de uso, el volumen de usuarios simultáneos y las necesidades específicas de cada organización o particular.

Cómo se utiliza Zoom: pasos básicos y funcionalidades avanzadas

Una de las grandes razones del éxito de Zoom tiene que ver con su facilidad de uso, incluso para quienes no tienen experiencia previa en este tipo de herramientas digitales. Aquí tienes las pautas para comenzar a utilizar Zoom y sacarle el máximo partido:

Unirse a una reunión

• No es imprescindible tener cuenta de Zoom para unirse como participante a una reunión: basta con tener el enlace proporcionado por el anfitrión, o el ID y contraseña de la sesión, y entrar desde la aplicación o desde el navegador web.
• Si participas activamente en la organización de reuniones, es recomendable crearse una cuenta gratuita y descargar la aplicación para escritorio o móvil.

Programar una reunión

• Puedes hacerlo desde el portal web, aplicación de escritorio o móvil, eligiendo fecha, hora y configurando las opciones de seguridad (contraseña, sala de espera, etc.).
• También se puede integrar Zoom con Google Calendar, Outlook y otros servicios para enviar invitaciones automáticas.

Durante la reunión

• Como anfitrión, cuentas con controles para admitir y expulsar participantes, gestionar quién puede compartir pantalla, activar/desactivar mute, grabar la sesión, dividir en salas, lanzar encuestas, tomar notas, etc.
• Como participante, puedes chatear en grupo o privado, usar emoticonos, pedir turno de palabra, compartir tu pantalla, utilizar fondos virtuales y activar/desactivar tu cámara y micrófono según lo que necesites.

Grabación y recuperación de reuniones

• Solo el anfitrión o quienes tengan permisos específicos podrán grabar la sesión, almacenándola en la nube (planes Pro y superiores) o localmente en el dispositivo (en cualquier plan).
• Las grabaciones pueden compartirse fácilmente mediante enlace o descargarse para ediciones o resúmenes posteriores.

Adopción y soporte multiplataforma

• Zoom funciona perfectamente tanto en ordenadores como en móviles iOS y Android, sin importar el sistema operativo. Además, es posible acceder desde el navegador en caso de no querer o poder instalar la aplicación.
• Algunas funciones avanzadas, como fondos virtuales o subtítulos, pueden requerir ciertos requisitos técnicos mínimos.

Ventajas competitivas y razones para elegir Zoom

La popularización de Zoom no ha sido casualidad, ya que los usuarios han valorado especialmente los siguientes puntos fuertes:

• Sencillez de uso: Interfaz intuitiva, rápida curva de aprendizaje y facilidad de acceso tanto para anfitriones como para asistentes.
• Calidad de audio y vídeo: Optimización para conexiones no siempre estables, gestión inteligente del ancho de banda y buena nitidez incluso con decenas de participantes.
• Estabilidad y escalabilidad: Capacidad para manejar desde reuniones uno a uno hasta grandes eventos y conferencias internacionales con miles de usuarios.
• Funcionalidades específicas para cada entorno: Herramientas avanzadas para educación, empresas, eventos y trabajo colaborativo.
• Actualizaciones y mejoras continuas: Zoom se ha adaptado muy rápido a las necesidades emergentes, especialmente en seguridad y privacidad tras las críticas iniciales.
• Apoyo a la accesibilidad: Subtítulos automáticos, lectura de pantalla, ajustes de tamaño de fuente y atajos de teclado para personas con discapacidad visual o auditiva.

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Zoom en el contexto internacional: impacto y cifras

No se puede entender la importancia de Zoom sin analizar su expansión en cifras. Solo durante el primer trimestre de 2020, la plataforma sumó más de 2 millones de nuevos usuarios, batiendo récords históricos. En solo un día de marzo de ese año, Zoom se descargó más de 2 millones de veces a nivel mundial. Durante los picos de confinamiento, la plataforma llegó a superar los 300 millones de asistentes diarios a reuniones, siendo la quinta aplicación móvil más descargada a nivel global.

El uso de Zoom se extendió más allá del mundo corporativo y académico, llegando a instituciones públicas, gobiernos, grandes multinacionales y servicios de salud. El Parlamento del Reino Unido, la NASA, bancos internacionales y hasta productoras de películas y obras de teatro trasladaron a Zoom sus encuentros más importantes.

Este crecimiento masivo también trajo desafíos internos, como la necesidad de ampliar en tiempo récord su infraestructura de servidores, fortalecer los sistemas de seguridad o adaptarse a normativas locales de privacidad y protección de datos.

Funciones avanzadas de Zoom: más allá de la simple videollamada

Aparte de lo básico, Zoom destaca por desarrollar un ecosistema completo capaz de integrarse con múltiples herramientas y ampliar sensiblemente las opciones de colaboración. Entre sus recursos avanzados destacados:

• Zoom Webinars: Soluciones para seminarios web con registro previo, control de asistentes, capacidad de emitir en streaming en plataformas externas y herramientas de interacción como sondeos y preguntas (Q&A).
• Zoom Rooms: Espacios híbridos para combinar reuniones presenciales y virtuales, con sistemas de hardware propios de Zoom para mejorar audio, vídeo y facilidad de uso en oficinas o salas de conferencias.
• Inteligencia Artificial (AI Companion): Asistente virtual basado en IA que ayuda en tareas como transcripción automática, recordatorio de tareas y resúmenes de las reuniones (disponible para ciertos usuarios en la actualidad).
• Integración con calendarios y apps de terceros: Puedes conectar Zoom con calendarios, servicios de almacenamiento en la nube, plataformas educativas y CRMs empresariales, o usar extensiones de navegador para facilitar la organización diaria.
• Gestión avanzada de usuarios y reporting: Especialmente útil para organizaciones, permite analizar la asistencia, duración y comportamiento de los participantes, personalizar permisos y roles, o crear informes automatizados.
• Personalización de marca y URLs: En los planes Business y Enterprise, es posible crear enlaces de reunión con la identidad de la empresa y páginas personalizadas de acceso.

Accesibilidad, recursos educativos y funcionalidades inclusivas

Desde su implantación masiva, Zoom ha hecho grandes avances para facilitar el acceso a usuarios con discapacidad o necesidades especiales. Incorpora desde subtítulos y transcripciones automáticas hasta la posibilidad de mover y fijar ventanas de vídeo, aumentar el tamaño de letra, o asignar espacios relevantes en pantalla para intérpretes de lengua de signos. La navegación puede realizarse mediante atajos de teclado y las configuraciones específicas permiten adaptar la experiencia a distintos niveles de visión y audición.

Además, Zoom ha colaborado activamente con instituciones educativas de todo el mundo, ofreciendo sus servicios de forma gratuita a escuelas primarias durante la pandemia en muchos países, y ayudando a que millones de estudiantes pudieran seguir con sus clases a distancia sin interrupciones.

Seguridad, privacidad y gestión de problemas

Una parte importante de la historia de Zoom la marcan los debates y polémicas sobre la seguridad y la privacidad de sus usuarios. A inicios de su popularidad masiva, la plataforma sufrió diversas críticas y vulnerabilidades:

• Problemas de seguridad iniciales: A raíz del crecimiento explosivo, Zoom fue objeto de numerosos análisis sobre su cifrado, gestión de datos, y protección ante accesos no autorizados (los llamados «zoombombings»).
• Privacidad y manejo de datos: Salió a la luz que algunos datos de usuario eran compartidos con plataformas externas, como Facebook o LinkedIn, incluso cuando el usuario no tenía cuentas asociadas, y que se podían recoger información personal, direcciones de correo y hasta empresas en algunos casos.
• Críticas públicas y restricciones: Gobiernos, grandes empresas y entidades como la NASA, SpaceX o administraciones europeas llegaron a prohibir el uso de Zoom en sus redes institucionales hasta que se mejoraran ciertos aspectos críticos sobre cifrado, rastreo y acceso remoto.
• Respuestas de la compañía: Eric Yuan y su equipo reconocieron públicamente los problemas y se pusieron como máxima prioridad implementar mejoras de seguridad, llegando a paralizar nuevas funcionalidades para centrarse durante 90 días en fortalecer la protección de datos y control de accesos.
• Mejoras incorporadas: A raíz de ese proceso, Zoom implantó cifrado de extremo a extremo, autenticación de dos factores, nuevo centro de notificaciones de privacidad, reportes de transparencia y gestión avanzada para mitigar intrusos y accesos no autorizados. Adicional a esto, se limitó el enrutado de datos a servidores externos, se aumentaron las opciones de personalización y los controles para evitar incidentes como el Zoombombing.
• Normativas internacionales: La compañía se alineó a normativas como FERPA, GDPR y otras leyes de protección de datos, reforzando la transparencia sobre cómo se almacenan, guardan y procesan los contenidos de reuniones, grabaciones o mensajería.

Pese a que algunos países siguen restringiendo el uso de Zoom en entornos gubernamentales o educativos para conversaciones de máxima confidencialidad, la inmensa mayoría de usuarios pueden hacer uso seguro de la plataforma si siguen una buena práctica de configuración y protección (uso de contraseñas, salas de espera y autorizaciones de acceso).

Preguntas frecuentes y problemas habituales

• ¿Necesito cuenta para usar Zoom? Como participante, puedes entrar a reuniones sin cuenta, pero si quieres organizar o programar reuniones propias sí te hará falta registrarte.
• ¿Qué pasa si tengo problemas de audio o vídeo? Revisa la conexión y que el micrófono/cámara están correctamente configurados; utiliza la herramienta de prueba que incluye la app antes de entrar a la sala.
• ¿Cómo puedo unirme a una reunión? Utiliza el enlace recibido por el organizador o introduce el ID y la contraseña desde la aplicación o el navegador.
• ¿Es posible cambiar mi nombre o foto? Sí, puedes hacerlo desde el perfil en la web o la propia aplicación móvil/escritorio.
• ¿Cómo puedo mejorar la seguridad de mis reuniones? Configura la sala de espera, utiliza contraseñas y bloquea la reunión en cuanto estén todos los invitados dentro.
• ¿Para qué sirven los fondos virtuales? Permiten cambiar el entorno visible en tu cámara por una imagen estática o vídeo, protegiendo la privacidad física o mostrando marca personal.
• ¿Qué hago si no puedo ingresar a una reunión? Asegúrate de tener actualizado el programa, pide al anfitrión que revise el enlace y tus credenciales y revisa la conexión a internet.

Casos de uso notables y ejemplos en la vida real

Zoom se ha convertido en el escenario de eventos únicos, desde la emisión de obras de teatro, películas y realities online hasta retransmisiones de eventos deportivos, entregas de premios y galas internacionales de todo tipo. Parlamentarios, artistas, docentes y estudiantes han encontrado en esta plataforma una forma eficaz y universal de mantener su actividad.

Algunos ejemplos llamativos son:

• La emisión de la gala de los Premios Emmy durante la pandemia, conectando en directo con artistas internacionales vía Zoom.
• Obras de teatro y lecturas dramáticas originales ideadas específicamente para emitirse a través de la plataforma.
• Clases de fitness, yoga, conciertos privados y recitales realizados tanto por pequeñas empresas como por celebridades globales.
• Eventos académicos internacionales como congresos, seminarios y conferencias con miles de asistentes conectados simultáneamente.
• Campañas solidarias y talleres de apoyo emocional en periodos de aislamiento social, realizados íntegramente online.

Impacto social, cultural y empresarial de Zoom

El auténtico impacto de Zoom trasciende la tecnología. Para muchas personas, fue el único nexo social durante meses de confinamiento; para estudiantes y docentes, un salvavidas para mantener la continuidad académica; y para empresas, una vía para reinventarse y seguir operando sin arriesgar la salud de sus empleados y clientes.

Su influencia en cifras empresariales fue notable, empujando a otras plataformas a mejorar sus servicios y acelerando avances en la tecnología de videoconferencias a nivel mundial, promoviendo una competencia saludable que impulsa la innovación constante.

Actualizaciones recientes e innovaciones

Zoom sigue lanzando novedades, como la integración de inteligencia artificial, opciones mejoradas de moderación y seguridad, mayor número de participantes en vista de galería y nuevas funciones de streaming. Estas actualizaciones reflejan el compromiso de mejorar la experiencia de usuario y consolidar su liderazgo en el mercado mundial de reuniones virtuales.

Su continuo desarrollo apunta a fortalecer un ecosistema donde la comunicación personal, laboral, educativa y cultural se facilite con recursos efectivos, seguros e inclusivos, adaptándose a los desafíos de un mundo cada vez más digital.

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