- व्यावसायिक, उद्योग आणि शैक्षणिक संदर्भांमध्ये औपचारिक ईमेल आवश्यक असतो, आणि व्यावसायिकता दर्शवण्यासाठी व प्रभावी परिणाम साधण्यासाठी त्यात सुसूत्रता, स्पष्टता आणि सौजन्य असणे गरजेचे असते.
- स्पष्ट रचनेत पुढील गोष्टींचा समावेश असतो: संक्षिप्त विषय ओळ, औपचारिक अभिवादन, थेट परिचय, सुव्यवस्थित मुख्य मजकूर, कृतीसाठी आवाहन, योग्य समारोप आणि व्यावसायिक स्वाक्षरी.
- संदेश वैयक्तिकृत करणे, सामान्य चुका (भाषा, स्वरूप आणि स्पेलिंगमधील) टाळणे, आणि संलग्नक किंवा गोपनीयता यांसारख्या तपशिलांकडे लक्ष देणे, हे चांगला प्रभाव पाडण्यासाठी आणि प्रतिसाद वाढवण्यासाठी महत्त्वाचे आहे.
आज व्यावसायिक आणि शैक्षणिक क्षेत्रांमध्ये, तसेच महत्त्वाच्या वैयक्तिक बाबींसाठीही औपचारिक ईमेल लिहिण्याचे कौशल्य अत्यावश्यक आहे. इन्स्टंट मेसेजिंग आणि व्हिडिओ कॉल्ससारख्या इतर माध्यमांशी स्पर्धा असूनही, बहुतेक अधिकृत आणि औपचारिक संवादांसाठी ईमेल हेच पसंतीचे माध्यम राहिले आहे. अनेक प्रकरणांमध्ये, चांगली छाप पाडण्यासाठी, माहिती मिळवण्यासाठी, कामाची प्रक्रिया पुढे नेण्यासाठी किंवा कंपन्या, संस्था किंवा सहकाऱ्यांसोबत एक भक्कम प्रतिमा टिकवून ठेवण्यासाठी ते महत्त्वपूर्ण ठरू शकते.
औपचारिक ईमेल लिहिण्याच्या कलेत प्राविण्य मिळवल्याने केवळ व्यावसायिकता आणि आदरच व्यक्त होत नाही, तर तुमचा संदेश पोहोचतो, वाचला जातो आणि सर्वात महत्त्वाचे म्हणजे, प्राप्तकर्त्याकडून अपेक्षित कृती घडवून आणण्यास मदत होते. हा लेख प्रत्येक संदर्भासाठी व्यावहारिक शिफारसी आणि उदाहरणांसह एक सर्वसमावेशक, टप्प्याटप्प्याने मार्गदर्शन करतो . यात आघाडीच्या तज्ञांकडून मिळालेले अद्ययावत ज्ञान आणि स्पॅनिश-भाषिक वेबवर उपलब्ध असलेल्या संसाधनांचा समावेश आहे, तसेच तुमचे संदेश वैयक्तिकृत करण्यासाठी आणि सामान्य चुका टाळण्यासाठी टिप्स दिल्या आहेत.
औपचारिक ईमेल म्हणजे काय आणि तो आजही महत्त्वाचा का आहे?
औपचारिक ईमेल हा व्यावसायिक, उद्योग, शैक्षणिक किंवा संस्थात्मक संवादांसाठी वापरला जातो, जिथे आदरपूर्ण, स्पष्ट आणि सुसंस्कृत भाषाशैली आवश्यक असते . ही केवळ शैलीची बाब नाही: योग्य फॉरमॅटिंगसह सुव्यवस्थित ईमेल पाठवल्याने संदेश पटकन समजणे सोपे होते, तुमच्या किंवा तुमच्या संस्थेबद्दलची प्रतिमा सुधारते आणि गैरसमज किंवा संधी गमावण्याची शक्यता कमी होते.
हे लक्षात घेणे महत्त्वाचे आहे की औपचारिक ईमेलचा वापर अजूनही मोठ्या प्रमाणावर होतो : Statista नुसार, २०२३ मध्ये दररोज ३३० अब्जाहून अधिक ईमेल पाठवले गेले आणि हा आकडा वाढतच राहण्याची अपेक्षा आहे. इनबॉक्समधील या अतिरिक्त ईमेलमुळे स्पष्टता आणि व्यावसायिकतेच्या माध्यमातून इतरांपेक्षा वेगळे दिसणे अधिकच महत्त्वाचे ठरते.
औपचारिक ईमेलची आवश्यक वैशिष्ट्ये
- नम्र आणि आदरपूर्ण स्वरअभिवादन, निरोप आणि वापरल्या जाणाऱ्या भाषेत अनावश्यक जवळीक, बोलीभाषेतील शब्द किंवा अनौपचारिक शब्दप्रयोग टाळावेत. सौजन्य नेहमीच स्वागतार्ह असते (पण बोलण्यात जास्त थंडपणाही येऊ देऊ नका).
- सुव्यवस्थित रचनाऔपचारिक ईमेल हा उत्स्फूर्तपणे तयार केलेला नसतो: त्यात सहसा एक स्पष्ट विषय, समर्पक अभिवादन, संक्षिप्त प्रस्तावना, कारणाचे सुव्यवस्थित स्पष्टीकरण आणि व्यावसायिक समारोप असतो.
- स्पष्टता आणि संक्षिप्तता. आदर्श आहे चला थेट मुद्द्यावर येऊया. आणि विषयांतर टाळा. प्रत्येक परिच्छेदात केवळ एकच कल्पना असावी आणि सहज वाचनासाठी लांबलचक परिच्छेद टाळावेत.
- व्याकरण आणि स्पेलिंगची उजळणीया टप्प्यावर झालेल्या चुकीमुळे तुमच्या संदेशाने मिळवलेला आदर कमी होऊ शकतो, तो कमी प्रभावी ठरू शकतो किंवा स्पॅम असल्यासारखाही वाटू शकतो.
- शक्य असेल तेव्हा सानुकूलनजेव्हा प्राप्तकर्ता ज्ञात असतो, तेव्हा त्यांचे नाव (आणि लागू असल्यास पद) नमूद केल्याने जवळीक आणि व्यावसायिकता दिसून येते.
औपचारिक ईमेलची शिफारस केलेली रचना
बहुतेक तज्ञ आणि संदर्भानुसार , किंचित फरकांसह एका सामान्य रचनेवर सहमत आहेत . जर तुम्हाला तुमचा ईमेल निर्दोष हवा असेल, तर त्यात हे महत्त्वाचे घटक (आणि याच क्रमाने) समाविष्ट केल्याची खात्री करा:
- विषय
विषय ओळ हे तुमच्या व्यवसाचे ओळखपत्र आहे: तुमचा ईमेल उघडला जाईल की विसरला जाईल, हे त्यावरच ठरते. एक चांगली विषय ओळ नेमकी, स्पष्ट, संक्षिप्त असावी आणि त्यात फापटपसारा नसावा.- वाईट: माहिती
- चांगले: १५/१० रोजीच्या कार्यक्रमातील उपस्थितीच्या पुष्टीकरणासाठी विनंती.
- चांगले: XYZ आणि यांच्यातील सहकार्याचा प्रस्ताव
- चांगले: ईमेल मोहिमेच्या बजेटचा मागोवा घेणे
शिफारसी: इमोजी, सर्व अक्षरे कॅपिटल (मोठ्या) लिपीत लिहिणे आणि संदिग्ध शब्दप्रयोग टाळा. जास्तच सामान्य विषय ओळी स्पॅमसारख्या वाटू शकतात किंवा इतर तत्सम ईमेलमध्ये हरवून जाऊ शकतात.
- ग्रीटिंग
संदेशाची सुरुवात असावी आदर दाखवा आणि विश्वासाच्या पातळीनुसार जुळवून घ्या.- प्रथम संपर्क/अधिकारी व्यक्तींसाठी: प्रिय महोदय/महोदया:
- तुम्ही नाव जाणता पण तटस्थता पसंत करता: प्रिय:
- अज्ञात किंवा सामान्य प्राप्तकर्ता: ज्यांना हे लागू आहे:
नातेसंबंध आधीच प्रस्थापित झाले नसतील तर 'नमस्कार', 'तुम्ही कसे आहात' किंवा 'शुभ सकाळ' यांसारख्या अभिवादनांचा वापर टाळा. आंतरराष्ट्रीय किंवा शैक्षणिक संदर्भांमध्ये, संदेश इंग्रजीमध्ये असल्यास "प्रिय श्री/श्रीमती..." यांसारख्या वाक्यांचा वापर करणे योग्य ठरू शकते.
- परिचय
अभिवादन केल्यावर लगेचच, जर ही पहिलीच भेट असेल तर स्वतःची ओळख करून द्या आणि उद्देश थेट सांगा तुमच्या मेलचे.- मी तुम्हाला या संदर्भात लिहित आहे…
- माझं नाव आहे आणि माझ्याशी येथून संपर्क साधता येईल…
- मी तुम्हाला विनंती करण्यासाठी संपर्क करत आहे…
- गेल्या आठवड्यात झालेल्या आपल्या संभाषणाच्या अनुषंगाने, मला असे म्हणायचे आहे की…
कधीकधी, या परिचयात एक छोटासा सौजन्यपूर्ण वाक्यांश देखील समाविष्ट असू शकतो (त्यांच्या वेळेबद्दल, संधीबद्दल आभार मानणे, इत्यादी).
- संदेश मुख्य भाग
येथे तुम्ही मुख्य विषय विकसित करा. माहितीची लहान परिच्छेदांमध्ये मांडणी करा.अनेक मुद्दे मांडताना यादीचा वापर करा आणि प्राप्तकर्त्यावर माहितीचा भडिमार टाळा. तुम्ही संलग्नक (attachments) पाठवत असाल, तर त्यांचा स्पष्टपणे उल्लेख करा. नेहमी व्याकरण आणि शुद्धलेखन तपासा. मुख्य शब्दांवर जोर देण्यासाठी खालील गोष्टींचा वापर करा. धीट o तिर्यक यामुळे मजकुरावर भार न टाकता आवश्यक माहिती ठळकपणे दाखवण्यास मदत होते.- संबंधित माहिती किंवा विशिष्ट विनंती सादर करा.
- संभाव्य प्रस्ताव, पर्याय किंवा डेटाचे स्पष्टपणे विश्लेषण करा.
- आवश्यक असल्यास, संक्षिप्त आभारप्रदर्शन आणि इतर कोणतीही उपयुक्त माहिती समाविष्ट करा.
- कृतीसाठी आवाहन आणि निष्कर्ष
बंद करण्याच्या अगदी आधी, हे स्पष्ट करा तुम्ही प्राप्तकर्त्याकडून काय अपेक्षा करता? (प्रतिसाद, पुष्टीकरण, ठोस कृती, बैठक…). उपयुक्त वाक्यांशांमध्ये यांचा समावेश असू शकतो:- पुढील कार्यवाही करण्यासाठी मी तुमच्या प्रतिसादाची वाट पाहत आहे…
- शुक्रवारपूर्वी याची पुष्टी मिळाल्यास बरे होईल…
- तुम्हाला काही प्रश्न विचारायचे असल्यास किंवा अधिक माहिती हवी असल्यास, मोकळेपणाने विचारा.
- आपल्याला अतिरिक्त कागदपत्रांची आवश्यकता असल्यास, कृपया आम्हाला कळवायला संकोच करू नका.
पुढील पायरीबद्दल स्पष्ट विनंती केल्याने प्रतिसादाचा दर वाढतो आणि औपचारिक ईमेलला गांभीर्य प्राप्त होते.
- औपचारिक निरोप
शेवटपर्यंत व्यावसायिक भाषाशैली राखा. योग्य पर्यायांमध्ये सहसा खालील गोष्टींचा समावेश असतो:- विनम्र,
- प्रेमाने,
- बेस्ट विनम्र,
- नम्र अभिवादन स्वीकारा,
- मी आपल्या सेवेसाठी तत्पर आहे.
- आगाऊ धन्यवाद,
समारोपानंतर तुमची व्यावसायिक स्वाक्षरी असावी (पूर्ण नाव, पद, कंपनी आणि संपर्क तपशील: फोन, ईमेल, वेबसाइट आणि, लागू असल्यास, लिंक्डइन).
औपचारिक ईमेलमधील सर्वात सामान्य चुका कोणत्या आहेत?
तुम्ही तुमच्या ईमेलची रचना कितीही चांगली केली तरी, एक चूक तुमचे सर्व प्रयत्न वाया घालवू शकते. तज्ञांच्या आणि अलीकडील अभ्यासांनुसार, टाळण्यासारख्या सर्वात सामान्य चुका खालीलप्रमाणे आहेत:
- अभिवादन/निरोप घेताना औपचारिकतेची योग्य पातळी न राखणे.
- संदेशाच्या मुख्य भागाची अत्याधिक लांबी: वाचण्यास अडथळा आणणारे लांब परिच्छेद.
- तुमच्या प्रतिमेवर आणि विश्वासार्हतेवर परिणाम करणाऱ्या स्पेलिंग, व्याकरण किंवा वाक्यरचनेतील चुका.
- संदेशात नमूद केलेली कागदपत्रे जोडायला विसरलो.
- उद्देश किंवा कृतीचे आवाहन स्पष्टपणे नमूद न करणे.
- अतिशय सामान्य किंवा असंबद्ध विषय निवडणे.
- अनौपचारिक संक्षेप, बोलीभाषा, रूढ वाक्प्रचार किंवा व्हॉट्सॲप संसाधने (इमोजी, 'que' ऐवजी 'q' सारखे संक्षेप) वापरा.
- प्राप्तकर्त्यांच्या गोपनीयतेचा आदर करण्यासाठी जिथे ब्लाइंड कार्बन कॉपी (BCC) वापरायला हवी, तिथे दृश्य प्रती (CC) पाठवा.
- महत्त्वाच्या चौकशांना/विनंत्यांना उशिरा प्रतिसाद देणे किंवा त्यांचा पाठपुरावा न करणे.
- जेव्हा तुमच्याकडे प्राप्तकर्त्याची माहिती असेल, तेव्हा संदेश वैयक्तिकृत करू नका.
तुमच्या औपचारिक ईमेलचे सादरीकरण सर्वोत्तम बनवण्याचे महत्त्वाचे मुद्दे
- नेहमी लहान परिच्छेदांमध्ये विभागणी कराप्रत्येक परिच्छेदात फक्त एकच कल्पना असावी. दाटीवाटीचे परिच्छेद भीतीदायक आणि निरुत्साहजनक असतात.
- तुम्ही बुलेट पॉइंट्स किंवा क्रमांकित याद्या वापरू शकता. युक्तिवाद, विनंत्या किंवा महत्त्वाचे मुद्दे संघटित करणे.
- महत्त्वाचे शब्द किंवा वाक्ये ठळक करण्यासाठी बोल्डचा वापर करा.पण संपूर्ण मजकूर त्यात भरून न टाकता (अतिरेक करू नका, प्रत्येक परिच्छेदात फक्त १-२ महत्त्वाचे मुद्दे निवडा).
- कधीही सर्व कॅपिटल अक्षरांमध्ये लिहू नका सर्व सामग्री किंवा त्याचे भाग (संक्षिप्त रूपे किंवा विशेष नामे वगळून).
- सुवाच्य फॉन्ट (एरियल, कॅलिब्री, वर्डाना…) आणि मानक आकार (11-12) वापरा.
- विरामचिन्हांकडे लक्ष द्या: चुकीच्या ठिकाणी स्वल्पविराम किंवा विसर्गचिन्ह वापरल्यास अर्थ आणि स्पष्टता बदलू शकते.
- जर तुम्ही स्वयंचलित स्वाक्षरीची सोय केली असेल, तर ती व्यावसायिक आहे आणि त्यामध्ये कोणतीही मूलभूत माहिती गहाळ नाही हे तपासा.
परिस्थितीनुसार औपचारिक ईमेलची व्यावहारिक उदाहरणे
वास्तविक उदाहरणे पाहिल्याने सूत्रे आत्मसात करण्यास खूप मदत होते. खाली संपूर्ण उदाहरणे दिली आहेत , ज्यांमधील कंसातील भाग बदलून तुम्ही तुमच्या गरजेनुसार बदल करू शकता:
माहितीची विनंती करणारा औपचारिक ईमेल
विषय: सल्लागार सेवांविषयी माहितीसाठी विनंती
प्रिय [नाव]:
तुम्ही देत असलेल्या सल्लागार सेवांबद्दल सविस्तर माहिती मिळवण्यासाठी मी हे पत्र लिहित आहे. मला विशेषतः तुमच्या ईमेल मार्केटिंग सोल्यूशन्स आणि उपलब्ध असलेल्या विविध किंमत योजनांबद्दल जाणून घेण्यात रस आहे.
मी तुमच्या प्रतिसादाची वाट पाहत आहे.
विनम्र,
मीटिंगची पुष्टी करणारा ईमेल
विषय: बैठकीच्या पुष्टीकरणावर
प्रिय [नाव]:
[तारीख] रोजी [वेळ] वाजता नियोजित बैठकीसाठी आपण उपलब्ध असल्याबद्दल धन्यवाद. मी माझ्या उपस्थितीची पुष्टी करतो; बैठक [ठिकाण] येथे होईल. काही बदल असल्यास किंवा मला आगाऊ काही कागदपत्रे तयार करण्याची आवश्यकता असल्यास, कृपया मला कळवा.
प्रेमाने,
परिचय किंवा व्यावसायिक प्रस्तावासाठी ईमेल करा
विषय: आणि यांच्यातील व्यावसायिक सहकार्याचा प्रस्ताव
प्रिय [नाव]:
[कंपनीचे नाव] साठी अत्यंत मोलाचा ठरू शकेल असा एक सहकार्याचा प्रस्ताव सादर करण्यासाठी तुमच्याशी संपर्क साधताना आम्हाला आनंद होत आहे. सोबत जोडलेल्या दस्तऐवजात तुमच्या पुनरावलोकनासाठी विशिष्ट तपशील दिलेला आहे.
मी तुमच्या मताची वाट पाहत आहे आणि कोणत्याही प्रश्नांची उत्तरे देण्यास किंवा भेटीची व्यवस्था करण्यास तयार आहे.
विनम्र,
नोकरी अर्ज
विषय: पदासाठी अर्ज
ज्यांच्याशी संबंधित आहे:
जाहिरात दिलेल्या रिक्त पदाच्या संदर्भात मी या ईमेलसोबत माझा सीव्ही (CV) आणि कव्हर लेटर जोडले आहे . मला खात्री आहे की माझी कौशल्ये आणि अनुभव तुमच्या टीमसाठी एक मौल्यवान संपत्ती ठरू शकतात.
आपल्या सहकार्याबद्दल आगाऊ धन्यवाद. पुढील स्पष्टीकरण किंवा मुलाखतीसाठी मी उपलब्ध आहे.
प्रेमाने,
तक्रारीला औपचारिक प्रतिसाद
विषय: तुमच्या तक्रारीला प्रतिसाद
प्रिय [नाव]:
आमच्या सेवेमुळे तुम्हाला झालेल्या गैरसोयीबद्दल आम्ही मनापासून दिलगीर आहोत. आम्ही तुम्हाला कळवू इच्छितो की, आम्ही ही समस्या सोडवण्यासाठी आणि भविष्यातील अडचणी टाळण्यासाठी आवश्यक ती पावले उचलली आहेत.
तुमच्या सहकार्याबद्दल आम्ही आभारी आहोत आणि पुढील कोणत्याही प्रश्नांसाठी आम्ही उपलब्ध आहोत.
विनम्र,
कागदपत्रांची विनंती करा
विषय: प्रक्रियेसाठी कागदपत्रांची विनंती
प्रिय [नाव]:
प्रक्रिया पूर्ण करण्यासाठी आवश्यक कागदपत्रांच्या विनंतीसाठी मी हे पत्र लिहित आहे. तुम्हाला माझ्याकडून आणखी काही अर्ज किंवा माहितीची आवश्यकता असल्यास, कृपया कळवा.
मी तुमच्या प्रतिसादाची वाट पाहत आहे.
विनम्र,
कार्यक्रमासाठी औपचारिक आमंत्रण
विषय: कार्यक्रमाचे आमंत्रण
प्रिय [नाव]:
[तारीख] रोजी होणाऱ्या आमच्या कार्यक्रमासाठी आम्ही तुम्हाला आमंत्रित करत आहोत. तुम्ही उपस्थित राहून नियोजित चर्चांचा आनंद घ्याल अशी आशा आहे.
कृपया [तारीख] पूर्वी आपल्या उपस्थितीची पुष्टी करा.
प्रेमाने,
दोषरहित औपचारिक ईमेल लिहिण्यासाठी मार्गदर्शक सूचना
- सबमिट करण्यापूर्वी, मजकूर अनेक वेळा तपासा आणि स्पेलिंग तपासून घ्या.मोठ्याने वाचल्याने गोंधळात टाकणारे शब्दप्रयोग किंवा शब्दयोगी अव्ययांच्या चुका ओळखायला मदत होते.
- कृपया तपासा की तुम्ही नमूद केलेल्या फाईल्स जोडल्या आहेत.काम झाल्यावर "माफ करा, मी अटॅचमेंट टाकायला विसरलो" असं पाठवण्यापेक्षा वाईट काहीही नाही.
- CC आणि BCC फील्डचा वापर नेहमी विचारपूर्वक करा.एकाधिक प्राप्तकर्त्यांपासून डेटाचे संरक्षण करण्यासाठी ब्लाइंड कार्बन कॉपी (BCC) ची शिफारस केली जाते.
- पुढील अपेक्षित कृतीचा उल्लेख करायला नेहमी विसरू नका.समोरच्या व्यक्तीला तुमची वेळ किंवा कार्यपद्धती समजते, असे कधीही गृहीत धरू नका.
- माहितीच्या अचूकतेकडे विशेष लक्ष द्यातुम्ही पाठवलेली प्रत्येक गोष्ट स्वीकारली जाऊ शकते, संग्रहित केली जाऊ शकते आणि पुढे पाठवली जाऊ शकते. सत्य आणि सविस्तर माहिती द्या.
- गोपनीयता आणि गुप्तता राखातुम्ही खाजगी किंवा संवेदनशील माहिती हाताळत असाल, तर ती परवानगीशिवाय शेअर करणे टाळा आणि नेहमी सुरक्षित माध्यमांचा वापर करा.
तुमचे औपचारिक ईमेल सुधारण्यासाठी अतिरिक्त टिप्स
- शक्य असेल तेव्हा वैयक्तिकृत करा. त्यांचे खरे नाव वापरल्याने जवळीक आणि व्यावसायिकतेची भावना व्यक्त होते, तसेच अचूक पद किंवा विभाग यांसारख्या तपशिलांकडे लक्ष दिले जात असल्याचेही दिसून येते.
- तुमच्या अद्ययावत व्यावसायिक आणि कॉर्पोरेट माहितीसोबत सही करा.तुम्ही तुमच्या वेबसाइट, लिंक्डइन किंवा व्यावसायिक प्रोफाइलची लिंक जोडू शकता, पण त्यात प्रेरणादायी वाक्ये किंवा इमोटिकॉन्सचा भडिमार करणे टाळा.
- वाचकाचा विचार करातुम्हाला उत्तर देण्यासाठी त्याला काय जाणून घेणे आवश्यक आहे? त्याचे काय आक्षेप असू शकतात? तुम्ही त्याला सुरुवातीला कोणती कागदपत्रे देऊ शकता?
- कामाच्या तासांचा आदर करा पाठवण्यासाठी (तात्काळ परिस्थिती वगळता). शनिवार, रविवार किंवा सुट्ट्यांच्या दिवशी औपचारिक ईमेल पाठवणे टाळा.
- तुम्ही टेम्पलेट्स वापरत असाल तर, प्रत्येक प्रकरणानुसार त्यात बदल करा. ते व्यक्तिनिरपेक्ष वाटू नये म्हणून.
- पाठपुरावा वाजवी वेळेत प्रतिसाद न मिळाल्यास, आग्रही सूर टाळून, एक संक्षिप्त आणि तितकीच औपचारिक आठवण करून दिल्यास खरी आवड दिसून येते.
औपचारिक ईमेल विरुद्ध ईमेलचे इतर प्रकार
सर्वच ईमेलसाठी या पातळीवरील औपचारिकतेची आवश्यकता नसते (उदा. तुमच्या कंपनीतील अंतर्गत ईमेल, ओळखीच्या सहकाऱ्यांमधील ईमेल इत्यादी), परंतु केव्हा औपचारिकता वाढवायची हे जाणून घेतल्यास तुम्ही इतरांपेक्षा वेगळे ठराल . आंतरराष्ट्रीय संदर्भात, गंतव्य देशातील सांस्कृतिक लेखन संकेत आणि तेथील वेळापत्रक/सवयींचा आदर करणे देखील आवश्यक आहे.
जेव्हा शंका असते, तेव्हा औपचारिकता नेहमीच श्रेयस्कर असते. पहिल्याच खराब संदेशाने अव्यावसायिक प्रतिमा निर्माण करण्यापेक्षा, नंतरच्या ईमेलमध्ये भाषा सौम्य करणे सोपे असते.
डिस्कव्हरईयू: १८ व्या वर्षी युरोपमध्ये मुक्तपणे प्रवास करण्यासाठी एक संपूर्ण मार्गदर्शक
सुरक्षिततेच्या सूचना आणि व्यावसायिक शिष्टाचार
- चर्चा केलेल्या विषयाचा स्पष्ट संदर्भ नेहमी द्या. (विषय ओळीत आणि लांब थ्रेड्ससाठी मुख्य मजकुरात) यामुळे चुका टाळता येतील आणि फाइलिंग व त्यानंतर शोधणे सोपे होईल.
- साखळी संदेश किंवा अनावश्यक संदेश पुढे पाठवू नका.तुम्ही जी माहिती पुढे पाठवता त्याबाबत निवडक रहा आणि CC बॉक्सचा वापर फक्त खरोखर गरज असलेल्यांसाठीच करा.
- उपहास, द्व्यर्थी शब्द किंवा विनोद टाळा. या प्रकारच्या ईमेलमध्ये, भावनिक सुराचा अभाव असल्यामुळे त्याचा चुकीचा अर्थ लावला जाण्याची शक्यता असते.
- अत्यंत अधिकृत संदर्भांमध्ये, तुम्ही तुमच्या सहीच्या शेवटी गोपनीयतेचे विधान किंवा कायदेशीर कलम जोडू शकता. हे आवश्यक आहे असे तुम्हाला वाटत असल्यास, तुमच्या कंपनीशी संपर्क साधा.
औपचारिक ईमेलबद्दल वारंवार विचारले जाणारे प्रश्न (FAQs)
स्पॅनिशमध्ये औपचारिक ईमेलची सुरुवात कशी करावी?
सर्वोत्तम पर्याय म्हणजे आदरपूर्वक आणि औपचारिक अभिवादन करणे, ज्यामध्ये सामान्यतः नाव किंवा आडनाव (माहित असल्यास) वापरून त्यानंतर कोलोन (:) लावावा: "प्रिय श्री. पेरेझ:", "ज्यांना हे लागू असेल त्यांना:..." आणि मग संदेशाचे कारण स्पष्ट करणारे एक संक्षिप्त प्रास्ताविक वाक्य लिहावे.
औपचारिक ईमेलमध्ये "Hello" वापरण्याची सर्वोत्तम वेळ कोणती?
आधीपासूनच विश्वासाचे नाते किंवा पत्रव्यवहार झालेला नसल्यास, अधिक औपचारिक अभिवादन वापरणे श्रेयस्कर आहे. 'हॅलो'चा वापर अतिशय मोकळी संस्कृती असलेल्या संस्थांमध्ये किंवा अंतर्गत संवादात केला जाऊ शकतो, परंतु बाह्य संवादासाठी औपचारिकताच पाळणे अधिक चांगले आहे.
औपचारिक ईमेलमध्ये कोणती स्वाक्षरी असावी?
तुमची महत्त्वाची माहिती नेहमी समाविष्ट करा: पूर्ण नाव, पोस्ट, कंपनीचे नाव (लागू असल्यास), व्यावसायिक फोन (ऐच्छिक), लिंक व्यावसायिक प्रोफाइल/empresaआणि ईमेल. उदाहरणः
मारिया लोपेझ
ग्राहक सेवा व्यवस्थापक
उदाहरण एसए
मारिया.लोपेझ@एक्झाम्पल.कॉम
www.example.com
औपचारिक ईमेलद्वारे निरोप कसा घ्यावा?
- विनम्र,
- प्रेमाने,
- अन सौहार्दपूर्ण सलूडो,
- बेस्ट विनम्र,
- मी आपल्या सेवेसाठी तत्पर आहे.
संदर्भानुसार (संस्थात्मक, कामाचे, व्यावसायिक, शैक्षणिक…) सूत्र निवडा.
औपचारिक ईमेलचा शेवट विनम्रपणे, संक्षिप्तपणे आणि पुढील कृती स्पष्टपणे नमूद करून केल्यास चांगला प्रतिसाद मिळतो आणि एकसारखी व्यावसायिक प्रतिमा टिकवून ठेवण्यास मदत होते. सुबक मांडणी, स्पष्ट मजकूर आणि वैयक्तिकरण यांकडे लक्ष दिल्यास तुमचे संदेश रोजच्या शेकडो संवादांमधून वेगळे दिसतील आणि जेव्हा एखादी महत्त्वपूर्ण नोकरी, व्यवसाय किंवा संस्थात्मक संधी पणाला लागलेली असेल, तेव्हा याचा खूप मोठा फरक पडतो.
वेबसाठी क्लास: हे काय आहे, ते कशासाठी आहे आणि ऑनलाइन शिक्षण व प्रशिक्षणात त्याचा वापर कसा करावा