„Google Forms“: kas tai yra, kam ji skirta ir kaip ją efektyviai naudoti

Google formos Tai vienas iš tų įrankių, apie kurį daugelis žino iš reputacijos, tačiau tik nedaugelis iš tikrųjų išnaudoja visą jo potencialą. Nesvarbu, ar esate studentas, rinkodaros specialistas, mokytojas ar tiesiog kažkas, kam reikia... greitai ir organizuotai rinkti informacijąSupratimas, kaip tai veikia ir kokias galimybes siūlo, gali turėti lemiamą reikšmę. Vis labiau skaitmenėjančiame pasaulyje efektyvus, nemokamas ir paprastas duomenų gavimo, registracijų valdymo ar apklausų atlikimo būdas yra beveik būtinas.

Šiame straipsnyje mes gilinsimės į Kas yra „Google“ formos?Aptarsime, kam skirtos formos, kaip jas išnaudoti kuo geriau, pateiksime tinkinimo patarimų ir gudrybių, kaip jas padaryti patrauklias ir efektyvias. Taip pat išnagrinėsime jų naudingumą įvairiose srityse – nuo ​​švietimo iki internetinės rinkodaros – visa tai paaiškinta aiškiai, tiesiai ir prieinamu stiliumi. Taigi, perskaitę šį tekstą, ne tik žinosite, kaip sukurti formą, bet ir kaip maksimaliai padidinti jos potencialą, kad pasiektumėte savo tikslus.

Kas yra „Google Forms“?

Google formos yra nemokama žiniatinklio programaSukūrė „Google“, kuri naudojama Kurkite formas, apklausas, klausimynus, testus ir bet kokio kito tipo interaktyvius dokumentus duomenų rinkimas. Tai yra rinkinio dalis „Google Workspace“ (anksčiau „G Suite“) kartu su kitais įrankiais, tokiais kaip „Docs“, „Sheets“ ir Pristatymai.

Pagrindinis „Google Forms“ privalumas yra tas, kad Jai nereikia diegti, ji yra visiškai nemokama ir sklandžiai integruojasi su kitomis „Google“ paslaugomis. kaip "Google" diskas ir „Google“ skaičiuokles. Formos sukurtos vizualiai ir intuityviai; galite tinkinti klausimus, atsakymus ir dizainą, visa tai galite atlikti naršyklėje arba mobiliajame įrenginyje, o rezultatą galite bendrinti el. paštu, nuoroda arba net įterpti į savo svetainę.

Kam skirtos „Google Forms“?

„Google Forms“ funkcijos apima daug daugiau nei vien apklausų kūrimą:

• Duomenų rinkimas iš klientų, studentų, kolegų ar bet kurios grupėsIdealiai tinka registracijoms, registracijoms, paraiškų teikimui ar nuomonės apklausoms.
• Laikykite egzaminus, viktorinas ir testus internetuTai leidžia automatiškai taisyti klaidas, priskirti balus ir akimirksniu rodyti rezultatus.
• Renginiams organizuoti, valdyti dalyvius ir rinkti dalyvavimo patvirtinimus.
• Rinkos tyrimai: pasitenkinimo apklausos, nuomonės apie produktus ar paslaugas, tendencijų analizė, potencialių klientų paieška ir duomenų bazių kūrimas.
• Atsiliepimų rinkimastiek vidiniai (darbuotojai, studentai), tiek išoriniai (klientai, vartotojai).
• Saugiai prašykite priedųdėka integracijos su „Google“ disku ir galimybės įkelti failus atsakymuose.
• Rinkti naujienlaiškio prenumeratas, adresų sąrašus ir kontaktinių formų pateikimus.

Štai kodėl „Google Forms“ yra naudinga mokytojams, įmonėms, laisvai samdomiems darbuotojams, NVO, žmogiškųjų išteklių skyriams, rinkodaros ir pardavimo skyriams....ir netgi tinka valdyti viską – nuo ​​sporto klubų iki kaimynystės organizacijų. Jo universalumas yra nuostabus, o naudojimo paprastumas reiškia, kad kiekvienas gali pradėti kurti formas per kelias minutes.

Pagrindinės „Google Forms“ funkcijos ir privalumai

„Google Forms“ nuo pat pasirodymo gerokai patobulėjo ir šiandien siūlo funkcijas, kurios daugiau nei patenkina net ir reikliausio vartotojo poreikius:

• Intuityvi ir praktiška sąsaja: Klausimus galite pridėti, ištrinti arba pertvarkyti tiesiog vilkdami ir numesdami. Visas dizainas sukurtas vizualiai, be jokių komplikacijų.
• Klausimų tipų įvairovė: keli pasirinkimo variantai, vieno atsakymo variantas, trumpi atsakymai, pastraipos, vertinimo skalės, išskleidžiamieji sąrašai, žymimieji langeliai, datos, laikas, failų įkėlimas ir net sąlyginiai klausimai.
• Vizualus pritaikymas: Pasirinkite spalvų temas, įterpkite paveikslėlius, vaizdo įrašus iš „YouTube“, įmonės logotipus ir pasirinkite šriftą, kad forma atspindėtų įmonės identitetą ar norimą toną.
• Bendradarbiavimas realiuoju laiku: Tai leidžia keliems žmonėms vienu metu kurti, redaguoti arba peržiūrėti formą, kaip ir „Google“ dokumentuose.
• Visiška integracija su „Google“ skaičiuoklėmis: Atsakymus galima automatiškai įkelti į skaičiuoklę, kad būtų galima atlikti išsamią analizę, arba peržiūrėti tiesiai iš „Google Forms“ prietaisų skydelio, kuriame pateikiamos grafinės santraukos realiuoju laiku.
• Apsauga ir prieigos kontrolė: Kūrėjas gali nuspręsti, kas gali peržiūrėti arba redaguoti formą ir ar norint atsakyti reikia prisijungti, užtikrindamas, kad ją užpildytų tik numatyti gavėjai.
• Priedai ir automatizavimas: nuo Oficialus „Google Forms“ puslapis Galite įdiegti priedus, kurie išplečia galimybes, pvz., apriboti atsakymų skaičių vienam asmeniui, siųsti automatinius el. pašto pranešimus arba suplanuoti atsakymų rinkimą.
• Teisės laikymasis: „Google Forms“ atitinka tokius standartus kaip Europos BDAR ir JAV HIPAA, užtikrindama privatumą ir duomenų apsaugą.
• universalus suderinamumas: Formas galima pildyti iš bet kurio įrenginio – kompiuterio, planšetinio kompiuterio ar mobiliojo telefono – ir iš bet kurios modernios naršyklės.

Kaip veikia „Google Forms“ žingsnis po žingsnio

Pažvelkime į procesą nuo nulio, kad aiškiai suprastumėte, kaip paleisti savo pirmąją formą:

1. Pasiekite „Google“ formas: įeina oficiali svetainė arba per „Google“ diską spustelėdami „Naujas“ > „Google Forms“.
2. Pasirinkite šabloną arba pradėkite nuo nulioGalite naudoti iš anksto sukurtus šablonus (registracijoms, apklausoms, vertinimams ir kt.) arba pradėti nuo nulio, atsižvelgdami į savo poreikius.
3. Tinkinkite formąPridėkite klausimus, pasirinkite tipą (tekstas, keli atsakymų variantai, vienas pasirinkimas, žymimieji langeliai, skalės, data, laikas, failo įkėlimas...), priskirkite pavadinimus ir aprašymus.
4. Išplėstinių parinkčių konfigūravimas: pažymėkite reikiamus klausimus, nuspręskite, ar rinkti el. pašto adresus, leisti redaguoti atsakymus po jų išsiuntimo arba tinkinti galutinį pranešimą.
5. Pridėkite savo vizualinį prisilietimąPasirinkite spalvas, pridėkite logotipą, antraštę ar susijusius vaizdo įrašus, kad forma būtų patrauklesnė ir profesionalesnė.
6. Peržiūrėkite ir išbandykiteNorėdami įsitikinti, kad viskas veikia taip, kaip tikėtasi, naudokite peržiūros parinktį.
7. Bendrinkite formąNukopijuokite nuorodą arba išsiųskite ją el. paštu arba sugeneruokite HTML kodą, kad įterptumėte ją į savo svetainę.
8. Sekite atsakymusEikite į skirtuką „Atsakymai“, kuriame matysite grafines santraukas, individualius duomenis, galite eksportuoti juos į „Google“ skaičiuokles ir, jei reikia, atsisiųsti CSV formatu išorinei analizei.

Tinkinimo parinktys „Google Forms“

„Google Forms“ leidžia bet kuriai formai atspindėti jos kūrėjo stilių ir tapatybę. Galite ne tik pasirinkti spalvą, bet ir pridėti paveikslėlių, logotipų, koreguoti šriftą ir suskirstyti formą į temines dalis. Pavyzdžiui:

• Pakeiskite foną ir temą: Pasirinkite iš iš anksto nustatytų arba pasirinktinių spalvų paletių.
• Pridėkite antraštes su savo paveikslėliais: Įkelkite savo reklamjuostę arba pasirinkite iš integruotos galerijos.
• Tinkinkite šriftą: Rinkitės iš kelių stilių, kad pasiektumėte oficialų arba neoficialų efektą.
• Į klausimus ir atsakymus įtraukite vaizdo įrašus ir vaizdus: Puikiai tinka edukacinėms formoms, vaizdiniams testams ar interaktyvioms apklausoms.
• Padalinkite formą į dalis: Tai naudinga organizuojant klausimų blokus, atskiriant formos dalis arba kuriant sąlyginius maršrutus pagal atsakymą.
• Nustatykite sąlyginę logiką: Jis rodo arba paslepia tam tikrus klausimus, priklausomai nuo ankstesnių atsakymų, taip užtikrindamas itin suasmenintą naudotojo patirtį.

Formų tipai, kuriuos galite kurti naudodami „Google Forms“

Lankstumas yra vienas didžiausių „Google Forms“ privalumų. Štai keletas dažniausiai naudojamų formatų:

• Apklausos ir rinkos tyrimai: rinkti nuomones, vertinti produktus ar paslaugas ir analizuoti tendencijas bei elgesį.
• Registracijos ir registracijos formos: renginiai, seminarai, kursai, internetiniai seminarai, loterijos, naujienlaiškiai ir kt.
• Viktorinos ir vertinamieji testai: tiek švietimo, tiek atrankos procesuose, su galimybe savitaisyti ir nedelsiant gauti grįžtamąjį ryšį.
• Kontaktinės arba pagalbos formos: Jame renkami incidentai, klausimai, biudžeto prašymai, pasiūlymai ir kt.
• Kvietimai į renginius: Tai leidžia valdyti asistentus ir nuostatas.
• Potencialių klientų paieškos formos: skaitmeninės rinkodaros veiksmams ir komercinių duomenų bazių kūrimui.

„Google Forms“ švietimo srityje

Vienas naudingiausių „Google Forms“ pritaikymų yra mokymas, kur mokytojai gali kurti:

• Klausimynai ankstesnėms žinioms peržiūrėti arba įvertinti prieš pradedant skaityti mokymo programą ar dalyką.
• Įsivertinimo testai kuriuos studentai gali atlikti bet kuriuo metu, gaudami automatinį grįžtamąjį ryšį.
• Pasitenkinimo tyrimai įvertinti kurso eigą, surinkti atsiliepimus apie pamokas, medžiagą ar metodiką.
• Užduočių ir praktikų rinkinys įtraukiant failų įkėlimo parinktį.
• Seminarai ir bendradarbiavimasnes keli mokiniai gali kartu redaguoti ir kurti formas kaip aktyvaus mokymosi dalį.

„Google Forms“ skaitmeninėje rinkodaroje

Jei esate bendruomenės vadovas, verslininkas arba dirbate rinkodaros srityje, „Google Forms“ gali tapti jūsų pagrindiniu sąjungininku:

• Atlikti rinkos tyrimus arba A/B testavimas, nes sukuriamos greitos, pritaikytos formos su tiesioginiu rezultatų rinkimu.
• Potencialių klientų paieška ir kontaktinė informacija el. pašto rinkodaros kampanijoms, registracijoms ir renginiams.
• Klientų atsiliepimų kampanijosAtsiliepimai po pardavimo, pasitenkinimo apklausos, pasiūlymų formos… Visa tai galima automatizuoti ir, jei reikia, prijungti prie jūsų CRM.
• Duomenų rinkimas fiziniuose ir virtualiuose renginiuosenaudojant planšetinius kompiuterius ar mobiliuosius telefonus prekybos mugėse, konferencijose ar parodose.
• Viktorinų ir žaidimų kūrimas klientų lojalumui didintikur taip pat galite automatiškai apdovanoti dalyvius.

Išplėstiniai įrankiai, priedai ir saugumas

„Google Forms“ apima tam tikras išplėstines funkcijas, skirtas pagerinti naudojimo patirtį:

• Išmaniosios ribos ir patvirtinimai: Galite apriboti atsakymų skaičių, reikalauti el. pašto patvirtinimo, taikyti formato filtrus skaitiniams atsakymams, datoms, tekstinėms žinutėms ir kt.
• Archyvo dalis: Tai leidžia respondentams pridėti dokumentus, vaizdus, ​​skaičiuokles, PDF failus, o tai puikiai tinka atrankos procesams, darbo ar užduočių gavimui arba dokumentų rinkimui.
• Priedai: la papildinių galerija Tai leidžia pridėti automatinius pranešimus, integracijas su kitomis išorinėmis paslaugomis, kurti sąlygines formas, planuoti automatinį apklausų atidarymą / uždarymą ir daug daugiau.
• Automatizavimas naudojant „Google Apps Script“: Patyrę vartotojai gali kurti scenarijus, kurie sujungia „Google Forms“ su kitomis programomis, suaktyvina automatinius pateikimus, pranešimus arba tinkintą analizę.
• Medidas de saugoridad: Rankiniai „captcha“ testai gali būti įtraukti, siekiant užkirsti kelią robotų atsakymams, apriboti prieigą prie tam tikrų domenų arba reikalauti dviejų veiksnių autentifikavimo pateikiant ar redaguojant atsakymus.
• Šifravimas ir atitiktis: Visi surinkti duomenys saugiai saugomi „Google“ serveriuose, ir jūs galite nuspręsti, kas turi skaitymo arba redagavimo prieigą. Be to, galite kontroliuoti, ar atsakymai saugomi jūsų organizacijoje, ar leidžiami iš išorės.

Atsakymų analizė ir valdymas

Vienas iš „Google Forms“ privalumų yra tai, kad gebėjimas analizuoti ir vizualizuoti atsakymus realiuoju laiku:

• Automatinės suvestinės: skritulinės diagramos, juostinės diagramos ir paprastos lentelės su kiekvieno atsakymo išskaidymu.
• Individuali apžvalga arba klausimas: Tai naudinga egzaminams, kai norite matyti kiekvieno studento atsakymus arba teisingų atsakymų procentą kiekvienam klausimui.
• Tiesioginis eksportavimas į „Google“ skaičiuokles: Idealiai tinka filtravimui, rūšiavimui, pasirinktinių diagramų kūrimui arba duomenų kryžminėms nuorodoms.
• Atsisiųsti CSV arba Excel formatu: išplėstinei analizei, importavimui į CRM, duomenų bazes ar bet kurią kitą išorinę sistemą.
• El. pašto pranešimai: Galite gauti pranešimą kiekvieną kartą, kai gaunamas naujas atsakymas arba santrauka kasdien/savaitinis.
• Formos atidarymo / uždarymo valdymas: Idealiai tinka renginiams ar apklausoms su pabaigos data, leidžiančia blokuoti naujų atsakymų siuntimą po tam tikro laikotarpio.

Privatumas, saugumas ir atitiktis reglamentams

„Google“ labai rimtai žiūri į informacijos, surinktos per jos formas, saugumą. Pagrindinės apsaugos priemonės apima:

• Duomenų šifravimas perdavimo ir saugojimo metu: Visa siunčiama informacija yra užšifruota, kad būtų išvengta neteisėtos prieigos.
• Išsamūs leidimai ir prieigos kontrolė: nuspręsti, kas gali atsakyti į formą, ją peržiūrėti arba modifikuoti.
• Suderinamumas su Europos ir Amerikos standartais: pvz., BDAR arba HIPAA, todėl tinkamai sukonfigūruotas jis galioja jautriems duomenims.
• Dviejų žingsnių autentifikavimas: „Google“ paskyroms arba vartotojams, kuriems reikalingas papildomas apsaugos lygis.
• Apsauga nuo šlamšto ir robotų: atsakymų ribojimas vienam vartotojui, „captcha“ testų naudojimas arba prieigos prie įmonės el. laiškų ribojimas.

Praktiniai patarimai ir gudrybės, kaip išnaudoti visas „Google Forms“ galimybes

• Įskaitant bendraautorius: Tai suburia komandos narius, kad kartu sugalvotų klausimus ir analizuotų atsakymus.
• Užduokite privalomus klausimus tik apie pagrindinius duomenis: Taip išvengsite begalinių formų ar žmonių pavargimo pusiaukelėje.
• Pasinaudokite sąlygine logika: Jis sukuria dinaminius maršrutus, kad kiekvienam vartotojui būtų rodomi tik aktualūs klausimai.
• Analizuokite rezultatus realiuoju laiku: Patikrinkite skirtuką „Atsakymai“ arba eksportuokite duomenis, kad galėtumėte juos susieti su kitais šaltiniais.
• Naudokite papildinius: Pavyzdžiui, norint apriboti atsakymų skaičių vienam asmeniui, suplanuoti priminimus, sukurti automatinius sertifikatus tiems, kurie išlaiko testą ir pan.
• Įterpkite formą į savo svetainę ar tinklaraštį: Tai leidžia lengviau rinkti duomenis, vartotojui neišeinant iš jūsų puslapio.
• Suasmeninkite patvirtinimo pranešimą: Padėkokite jiems už dalyvavimą ir, jei reikia, informuokite apie tolesnius veiksmus (pavyzdžiui, dėl registracijos ar loterijos).
• Nepamirškite patikrinti leidimų ir nustatymų: kad išvengtumėte netikėtumų ir užtikrintumėte, jog formą gautų tik norimas asmuo.

„Google Forms“ naudojimas gali palengvinti informacijos valdymą įvairiuose kontekstuose ir pateikti tikslius duomenis sprendimų priėmimui, jei jos pritaikymo, saugumo ir analizės įrankiai naudojami efektyviai.